iStock_000015266973XXLargeW dobie komputeryzacji pracodawca najczęściej sporządza listę płac, wykorzystując do tego celu program komputerowy. Dzięki temu nie jest konieczne wykonywanie ręcznie obliczeń, wypełnianie dokumentów - wszystko wpisywane jest do komputera i drukowane w przyjętej formie. Mimo to pracodawca powinien wiedzieć, jakie elementy powinny znaleźć się na liście płac - choćby po to, aby mieć pewność, że lista generowana przez wykorzystywany program spełnia wymogi, narzucane przez przepisy prawne.

Listę płac sporządza się na podstawie innych dokumentów, m.in. umowy o pracę, ewidencji czasu pracy czy informacji o przyznanych składnikach dodatkowych. Prawidłowo sporządzona lista płac powinna zawierać następuje elementy:

  • nazwę pracodawcy,
  • miesiąc i rok, którego dotyczy,
  • datę wypłaty wynagrodzenia – ma ona istotny wpływ na ustalenie prawidłowej daty rozliczenia składek ZUS oraz podatku,
  • datę sporządzenia listy płac,
  • znaczenie lub nazwę listy płac,
  • podpisy osób sporządzających listę płac,
  • wszystkie składniki wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku oraz wszelkich innych potrąceń – na liście płac powinny być wyszczególnione wszystkie składniki wynagrodzenia (nie zaleca się, aby na liście płac umieszczać wyłącznie sumę wynagrodzenia w tzw. kwocie brutto),
  • data i podpis pracownika w przypadku wynagrodzenia wypłacanego gotówką – pracownik powinien na liście płac oprócz podpisu zamieścić również datę wypłaty wynagrodzenia. Pracodawca może w ten sposób zabezpieczyć się przed ewentualnymi sporami dotyczącymi terminowości wypłat wynagrodzeń.

Lista płac nie jest dokumentem "źródłowym" - należy ją sporządzać na podstawie innych dowodów, jak np. umowy o pracę, ewidencji czasu pracy, czy też informacji o przyznanych dodatkowych składnikach wypłaty.

Zobacz też:

wyliczenie wynagrodzenia