Przedsiębiorcy muszą stale borykać się z ograniczeniami narzucanymi przez ustawodawców. Jednym z bardziej bolesnych są ograniczenia w odliczeniu podatku VAT od zakupu samochodu osobowego do firmy. Na dzień dzisiejszy możliwe jest odliczenie w wysokości 60% podatku, ale nie więcej niż 6000 zł. Pozostała część podatku zwiększa wartość początkową środka trwałego. Od 2014 roku ustawodawcy planują zmienić powyższe limity. 
Niekorzystne są również zapisy w ustawie odnoszące się do zakupu paliwa do pojazdu osobowego. Przedsiębiorcy nie mogą bowiem odliczyć podatku VAT od paliwa. Wartość brutto z faktur trafia w całości w koszty. Możliwe jest za to odliczenie podatku VAT od innych wydatków eksploatacyjnych jak myjnia, naprawy, zakup olejów itp.
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów w 2012 roku Według zapowiedzi ministerstwa finansów z końcem 2011 roku mają być zniesione dwa powszechnie wybierane sposoby rozliczania się z dochodu osiąganego przy prowadzeniu działalności gospodarczej, karta podatkowa i ryczałt ewidencyjny. Mała część mikro przedsiębiorców będzie mogła skorzystać z zadość uczynienia jakie daje do ich dyspozycji ministerstwo w postaci rozliczania się zryczałtowanym VAT. Większość firm która utraci przywilej uproszczonej formy opodatkowania będzie musiała założyć i prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. Oczywiście, ministerstwo twierdzi że zmiany mają na celu uproszczenie systemu podatkowego i wychodzą oczekiwaniom jakie zgłaszali masowo podatnicy. Fakt jest taki że proste zmiany zlikwidują wiele patologii w postaci fikcyjnego pod wykonastwa Ryczałtowców wobec przedsiębiorstw opodatkowanych zwykłym PIT lub CIT.
Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów Podatkowa książka przychodów i rozchodów jest dowodem, pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych. Zasady prowadzenia księgi określone są rozporządzeniami Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie to wyszczególnia m. in. zakres obowiązków podatnika, dokumenty będące podstawą zapisów, terminy zawiadomienia fiskusa o prowadzeniu księgi. Wybór formy opodatkowania wpływa na obowiązek prowadzenie KPiR. Do prowadzenia księgi zobowiązane są osoby rozliczające się z podatku na zasadach ogólnych – według skali lub liniowo. Natomiast podatnicy rozliczający się w formach zryczałtowanych, a więc w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej, nie mają obowiązku prowadzenia księgi podatkowej. Zaletą prowadzenia księgi podatkowej jest możliwość odliczenia, faktycznie poniesionych kosztów. Ponadto, przy wysokich kosztach, pozwala na możliwość uzyskania – w porównaniu z formami ryczałtowymi - korzyści fiskalnych. W przypadku, gdy otrzymamy od kontrahenta fakturę wystawioną na wysoką kwotę z przedłużonym terminem płatności, możemy wpisać ją w koszta przed jej uregulowaniem. Jednakże w sytuacji, gdy zostanie wystawiona faktura sprzedaży, która następnie zostanie wpisana do KPiR a kontrahent nie uiści należności, podatek od kwoty zarachowanej musi zostać odprowadzony. W takiej sytuacji uprzywilejowane są osoby wykonujące – w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – wolne zawody. W ich przypadku za przychód, uznaje się kwoty faktycznie otrzymane. Prowadzenie KPiR wymaga orientacji w przepisach podatkowych oraz systematyczności w zapisywaniu operacji gospodarczych. Prowadzenie księgi przychodów wiąże się również z koniecznością gromadzenia wszystkich dokumentów księgowych oraz opisywania ich, jak również sprawdzania poprawności formalnej. Niezbędne jest również dokumentowanie niemal każdego wydatku rachunkiem, w przeciwnym wypadku nie zostanie on zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Nieprawidłowe prowadzenie KPiR grozi uznaniem jej przez organy kontrolujące za prowadzoną w sposób nierzetelny i/lub wadliwy, co jak nietrudno domyślić się, wiąże się z możliwością poniesienia kary.
Kto musi prowadzić KPIR Księgę podatkową prowadzić muszą :
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą - spółki cywilne osób fizycznych; - spółki jawne osób fizycznych - spółki partnerskie KPiR nie mogą prowadzić spółki cywilne i spółki jawne osób prawnych, na których spoczywa obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wyboru opodatkowania dokonać należy w terminie do 20 stycznia roku podatkowego. W sytuacji rozpoczęcia działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego, oświadczenie o dokonaniu wyboru opodatkowania złożyć należy w urzędzie skarbowym, najpóźniej do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia działalności , nie później jednak, niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu. Zawiadomienie o zaprowadzeniu księgi podatkowej, musi być sporządzone na piśmie, nie ma jednak określonych zasad, co do jego formy. Składając zawiadomienie należy: - podać dane identyfikacyjne podatnika; - zawiadomienie sporządzić w dwóch egzemplarzach – jedno zostawiamy dla siebie, drugie dostarczyć do urzędu skarbowego; - uzyskać potwierdzenie z urzędu skarbowego o wpływie zawiadomienia. Zasady obliczania dochodu podatników prowadzących KPiR, określają przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to przede wszystkim art. 14 ust. 1f; art. 22 ust. 4-6; art. 24-24b; art. 44. Z kolei o zasadach prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów traktuje rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia KPiR, co można sprawdzić w Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm. Wspomniane rozporządzenie określa również wymogi, jakie spełniać powinny dowody księgowe, które stanowią podstawę zapisu w księdze i umożliwiają zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Podatnicy, którzy prowadzą księgę przychodów, zobowiązani są także do prowadzenia m. in. ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencji wyposażenia, kart przychodów pracownika, książki kontroli. Przysługuje im możliwość dokonania wyboru sposobu prowadzenia księgi i rozliczania przychodów, kosztów jego uzyskania oraz dochodu. Niezależnie od tego, mają także możliwość ustalania zaliczek na podatek dochodowy.
Rozliczanie przychodów Przychody należy ewidencjonować, jako faktury przychodowe w KpiR, według daty powstania obowiązku podatkowego. Należy to zrobić w dniu wystawienia faktury, jednak nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym:
- otrzymano zapłatę za wykonanie świadczenia; - zbyto prawo majątkowe; - wydano rzecz; - wykonano usługę Podatnicy VAT, którzy nie korzystają ze zwolnienia podmiotowego, mogą ewidencjonować przychody w dniu wystawiania faktury. Datę określa się zgodnie z przepisami. Za obowiązującą uznaje się datę, kiedy faktura została wystawiona, jeśli została wystawiona poprawnie lub datę, kiedy faktura powinna zostać wystawiona, w przypadku, gdy została wystawiona niezgodnie z przepisami.
Rozliczanie kosztów Podatnik ma możliwość dokonania wyboru ujęcia faktury w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W tej kwestii nie spoczywa na nim obowiązek informowania o dokonanym wyborze urzędu skarbowego. Jeśli w ciągu roku podatnik zmieni dotychczasowe zasady, również nie ma obowiązku poinformowania o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Kosztami uzyskania przychodu są te wydatki, które ponoszone są w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Zapisów w KPiR dokonuje się: - niezwłocznie w sytuacji zakupu materiałów podstawowych oraz towarów handlowych; - raz dziennie, pod koniec dnia a najpóźniej przed rozpoczęciem pracy dnia następnego w przypadku pozostałych wydatków. Podatnicy, którzy prowadzą KPiR zaliczają wydatki do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z metoda kasową, czyli pod datą ich poniesienia. Może być to: - data obciążenia fakturą, notą lub rachunkiem, bądź - data faktycznego dokonania wydatku. Metoda ta, daje możliwość regulowania podstawy opodatkowania w danym okresie, poprzez dokonanie dodatkowych zakupów. Wydatki na towar zakupiony w ciągu roku podatkowego, zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu z momentem poniesienia wydatku. Jednak w sytuacji, gdy wraz z końcem roku podatkowego, towary te nadal będą na stanie magazynowym (roczny spis z natury), o ich wartość zostanie pomniejszony koszt uzyskania przychodu danego roku. Kosz ten, będzie jednak podwyższony o wartość towarów, które figurowały poprzednio w spisie, jednak w międzyczasie zostały sprzedane. Wydatki zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu pod datą ich poniesienia, niezależnie od tego, jakiego roku przychodów wydatki te dotyczą. Podatnik ma możliwość dokonania wyboru w kwestii metody, dzięki której: - będzie miał możliwość podzielenia kosztów uzyskania przychodów na dwie grupy, tzn. na koszty bezpośrednie, związane z konkretnymi przychodami lub na koszty pośrednie, związane ogólnie z przychodami podatnika; - będzie mógł zaliczyć koszty bezpośrednie do kosztów uzyskania przychodu w roku uzyskania przychodu - koszty pośrednie zaliczy do kosztów uzyskania przychodu w roku ich poniesienia. Jest to metoda memoriałowa rozliczania kosztów uzyskania przychodu. Pozwala ona podatnikowi na uniknięcie kumulacji kosztów w jednym roku podatkowym, z kumulacją dochodu w następnym roku podatkowym. Taka sytuacja bowiem wiąże się z niskim podatkiem lub nawet stratą w pierwszym roku podatkowym, a następnie z wysokim dochodem oraz podatkiem w kolejnym. Metoda memoriałowa polega na potrącaniu kosztów uzyskania przychodów w roku podatkowym, którego dotyczą. Oznacza to, że koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, są również potrącane, jednak dotyczą przychodów roku podatkowego oraz określone odnośnie rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zarachowano, mimo że jeszcze nie zostały poniesione, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że ich zarachowanie nie było możliwe. W takiej sytuacji są one potrącane w roku, w jakim zostały poniesione. Wybór tej metody, nie wiąże się z konieczności poinformowania o tym fakcie urzędu skarbowego. Jednak można ją stosować pod warunkiem, że w każdym roku podatkowym, księgi będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania jasno odnoszących się do danego roku podatkowego. Metoda rozliczania dochodu spisami z natury, nie musi dotyczyć całego roku podatkowego. Jeżeli ustalimy sporządzenie spisu na koniec danego miesiąca, o czym na 7 dni wcześniej musimy poinformować urząd skarbowy, wówczas dochód zostanie ustalony narastająco od początku roku,na koniec tego miesiąca na podstawie spisów z natury.
Rozliczanie dochodu Podatnik ma możliwość dokonania wyboru metody obliczania dochodu z uwzględnieniem comiesięcznej różnicy spisów z natury. Metoda ta zakłada, że koszty rozliczane są z datą ich poniesienia, ale spis z natury, który ma za zadanie korygować wartość kosztów o różnice początkowego i końcowego spisu z natury, dokonywany jest z każdym końcem miesiąca. Wspomniana metoda jest korzystna dla tych podatników, którzy regularnie wyprzedają zapasy magazynowe. Dzięki temu mają możliwość ujęcia towarów w comiesięcznym spisie z natury zamiast w rozliczeniu rocznym. Zastosowanie tej metody w przypadku zakup towaru na zapas, nie przyczynia się do zwiększenia kosztów uzyskania przychodu oraz nie wpływa na ograniczenie zaliczki na podatek dochodowy. O wyborze tej metody obliczania dochodu, podatnik ma obowiązek poinformować urząd skarbowy na 7 dni, przed każdym planowanym spisem z natury. Zazwyczaj jednak podatnicy wysyłają pisemne powiadomienia, na początku roku podatkowego o planowanych na koniec każdego miesiącach spisach z natury. W przypadku braku takiego zawiadomienia, podatnik ma możliwość rozliczenia dochodu ta metodą, jednak wiąże się to z naruszeniem obowiązku podatkowego.
KPiR w gospodarstwie rolnym Osoba fizyczna, prowadząca gospodarstwo rolne i wykonująca działalność gospodarczą ma obowiązek prowadzenia księgi podatkowej na uproszczonych zasadach. Osoba taka musi spełniać następujące kryteria: prowadzić gospodarstwo rolne, przez co rozumie się obszar gruntów o łącznej powierzchni przekraczającej 1 ha lub 1 ha przeliczeniowy, stanowiący własność lub znajdujący się w posiadaniu m. in. osoby fizycznej; być rolnikiem i prowadzić gospodarstwo; w gospodarstwie nie mogą być zatrudnieni pracownicy, pracownicy rolni, jak również członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych; działalność gospodarczą wykonywać osobiście lub z udziałem członków rodziny; łączny przychód z działalności gospodarczej w roku podatkowym nie może przekroczyć kwoty 10.000 PLN. W sytuacji, gdy nie zostanie spełniony którykolwiek z warunków, prowadzenie księgi podatkowej na uproszczonych zasadach będzie niemożliwe.
Zwolnienie z obowiązku prowadzenie KPiR Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dopuszcza możliwość zwolnienia z obowiązku prowadzenie księgi podatkowej, jak również ze zwolnienia z poszczególnych czynności wchodzących w zakres jej prowadzenia. Na wniosek podatnika, decyzję w tej sprawie podejmuje naczelnik urzędu skarbowego. Urząd z obowiązku prowadzenie KPiR zwalnia tylko w uzasadnionych sytuacjach, do których należą: - wiek i stan zdrowia podatnika - rodzaj i rozmiar prowadzonej działalności Wniosek, złożony w formie pisemnej, musi spełniać określone kryteria:
- gdy składa go podatnik kontynuujący działalność, wniosek musi zostać złożony najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby nastąpić;
- w sytuacji rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego, wniosek należy złożyć w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.
Należy jednak pamiętać, że decyzja urzędu ma charakter uznaniowy i spełnienie powyższych kryteriów, nie daje gwarancji zwolnienia z obowiązku prowadzenia księgi podatkowej. Pozytywne rozpatrzenie wniosku, nie zwalnia podatnika z obowiązku opłacania zaliczek na podatek dochodowy. Podatnik w dalszym ciągu musi ewidencjonować uzyskiwane przychody oraz związane z nimi koszty. Jednak forma w jakiej ewidencja ta będzie prowadzona jest dowolna, pod warunkiem, że pozwoli na ustalenie zobowiązania podatkowego.
Podatkowa książka przychodów i rozchodów - dodatkowe ewidencje Księgowość uproszczona inaczej podatkowa ze względu na swoją strukturę wymaga prowadzenia oprócz KPIR różnych innych ewidencji niezbędnych do prawidłowego wyliczenia podatku dochodowego. Schemat powiązań różnych ewidencji można nakreślić w sposób następujący. W centrum znajduje się Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów w której zapisuje się wszystkie wyliczenia dokonywane w pozostałych ewidencjach. Ewidencje pomocnicze to takie ewidencje które bezpośrednio lub w sposób pośredni tworzą podstawy do wpisów w KPIR. Są to takie rejestry i ewidencje jak: - Rejestr sprzedaży VAT - Rejestr zakupów VAT - Ewidencja środków trwałych - Ewidencja przebiegu pojazdów - Ewidencja utargów
Umocowanie prawne KPIR Podatkowa księga przychodów i rozchodów służy przede wszystkim do wyliczania należności podatkowych z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Budowa oraz zasady jej prowadzenia jest ściśle określona rozporządzeniem Ministra Finansów. Organy kontroli skarbowej traktują ją jako podstawowy dowód w postępowaniu kontrolnym i podatkowym. Wiarygodność zapisów w KPIR może podważona a sama księga uznana za nie rzetelną w wyniku przeprowadzonej kontroli skarbowej i wykrycia poprzez kontrolerów nie spójności zapisów w księdze z dokumentami źródłowymi jakimi są faktury VAT, rachunki, paragony, błędnie księgowane kwoty przenoszone z innych ewidencji. Wpisy do KPIR przedsiębiorca powinien dokonywać co dziennie, chyba że prowadzi swoją księgowość elektronicznie, lub powierzy księgowanie dokumentów do biura rachunkowego. W takiej sytuacji obowiązek zaksięgowania dokumentów źródłowych i wyliczenia zobowiązania podatkowego mija 20 dnia następnego miesiąca po miesiącu którego księgowane dokumenty dotyczą. Dokumenty źródłowe zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych księgowane są w dacie wystawienia dokumentu, przyjmując że data wystawienia dokumentu pokrywa się z datą sprzedaży. Następnie przenosi się numery porządkowe z KPIR na dokumenty źródłowe w celu ułożenia ich według kolejności zapisów. Podatkowa ksiega przychodów i rozchodów powinna być przechowywana razem z dokumentacją źródłową przez okres pięciu kolejnych lat kalendarzowych licząc od 30 kwietnia roku następnego którego ksiegowane dokumenty dotyczą.
Uprawnienia do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów Czy podatkową księgę przychodów i rozchodów może prowadzić na
umowę zlecenie lub umowę o dzieło księgowa nieprowadząca działalności gospodarczej i nieposiadająca certyfikatu wymaganego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych? W myśl ustawy o rachunkowości księga przychodów i rozchodów nie stanowi księgi rachunkowej. Na podstawie postanowień art. 3 ust. 4 Ordynacji podatkowej księga przychodów i rozchodów jest księgą podatkową. Przed zmianami ustawy o doradztwie podatkowym, które weszły w życie 1 lutego 2005 r., za czynność doradztwa podatkowego uważane było prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie, z zastrzeżeniem art. 2 ust. 3 ustawy o doradztwie podatkowym. Wspomniany ust. 3 wskazywał, że nie uważa się za czynności doradztwa podatkowego czynności wykonywanych w imieniu i na rzecz podatnika przez osoby uprawnione do prowadzenia ksiąg rachunkowych, polegających wyłącznie na prowadzeniu ksiąg rachunkowych bądź innych ksiąg i ewidencji do celów podatkowych oraz sporządzaniu zeznań i deklaracji na podstawie danych wynikających z tych ksiąg. Na mocy zatem przepisów obowiązujących do 1 lutego 2005 r. osobami uprawnionymi do usługowego prowadzenia księgi przychodów i rozchodów były, poza doradcami podatkowymi, także osoby posiadające uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Po wejściu w życie zmian w ustawie o doradztwie podatkowym nadal czynnością doradztwa podatkowego jest prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych. Wykreślone zostało jednak opisywane wcześniej zastrzeżenie zawarte w art. 2 ust. 3 ustawy o doradztwie podatkowym. Jednocześnie do ustawy tej został dodany art. 3a, z którego wynika, że czynności doradztwa podatkowego polegające na prowadzeniu, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych mogą być wykonywane przez podmioty uprawnione, zgodnie z odrębnymi przepisami, do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Reasumując, obecnie usługowo prowadzić księgi przychodów i rozchodów mogą doradcy podatkowi, osoby posiadające certyfikat usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz z mocy ustawy biegli rewidenci. Wykonywanie tych czynności bez uprawnień podlega karze grzywny do 50 000 zł (art. 81 ustawy o doradztwie podatkowym).
Pomoc w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów Koleżanka rozpoczyna działalność gospodarczą jako osoba fizyczna i nie będzie zatrudniać pracowników. Ponieważ nie zna się na prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów, poprosiła mnie o pomoc. Czy w takiej sytuacji mogę pomóc koleżance? Czy jednak musi ona powierzyć prowadzenie tej księgi biurze rachunkowemu? W ten sposób postępuje wiele małych przedsiębiorców w naszym kraju. Pomimo przyzwolenia społecznego na ten rodzaj pomocy koleżeńskiej, trzeba pamiętać, że w opinii doradców podatkowych i urzędów skarbowych pomoc taka jest utożsamiana z łamaniem przepisów wynikających z ustawy o doradztwie podatkowym. Podkreślenia wymaga również fakt, że wartość usługi wykonanej w ten sposób stanowi przychód, który będzie opodatkowany według wartości udzielonej pomocy ustalonej na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg podatkowych, np. przez biura rachunkowe. Ustawodawca nie nakazuje przedsiębiorcy, by do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów musiał on zatrudniać jakieś wyspecjalizowane siły czy, w przypadku ich braku, podpisać umowę o prowadzenie tej księgi przez biuro rachunkowe. Trzeba pamiętać, że przedsiębiorca ma prowadzić swoją dokumentację podatkową w sposób rzetelny, a więc tak, by wynikające z tych ewidencji dane były prawdziwe. W myśl rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa ustawodawca taką księgę, która jest prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Natomiast księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Oczywiście dopuszczalne są także pewne odstępstwa, które, mimo wystąpienia, uprawniają kontrolujących do stwierdzenia, że księga jest rzetelna, a mianowicie gdy: -niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub -brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub -błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub -podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub -błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3 rozporządzenia. Zupełnie czym innym jest sposób, w jaki przedsiębiorca dochodzi do pożądanego stanu, a więc by księga podatkowa przychodów i rozchodów była rzetelna i niewadliwa. A zatem Czytelnik może pomóc koleżance – przedsiębiorcy w prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Musi sobie jednak zdawać sprawę z wielu niekorzystnych konsekwencji w ten sposób udzielanej pomocy. Po pierwsze, należy pamiętać, że to przedsiębiorca musi podpisywać wszelkie dokumenty, w tym i deklaracje podatkowe, a więc ewentualne błędy obciążać będą tylko i wyłącznie przedsiębiorcę. Drugim elementem, który należy wziąć pod uwagę pomagając w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów, są uregulowania ustawy o doradztwie podatkowym. Warto podkreślić, że większość doradców podatkowych i urzędów skarbowych uważa, że taka sytuacja jest utożsamiana z naruszeniem przepisów ustawy o doradztwie podatkowym. Takie postrzeganie problemu nie jest bezzasadne, gdyż w myśl art. 2 ustawy o doradztwie podatkowym za czynności doradztwa uważa się: -udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych, -prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie, z zastrzeżeniem ust. 3, -sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie. Uznanie wspomnianej pomocy koleżance za świadczenie usług doradztwa podatkowego skutkować może nałożeniem na Panią grzywny do 50 000 zł. Natomiast z całą pewnością wartość usługi wykonanej w ten sposób należy doliczyć do przychodu i opodatkować go na zasadach ogólnych. Przypomnijmy, że takie rozwiązanie podyktowane jest treścią art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, bowiem przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Wartość takiej pomocy określać się będzie na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg podatkowych np. przez biura rachunkowe.
Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów w przypadku kilku rodzajów działalności Prowadzę działalność gospodarczą i rozliczam się z urzędem skarbowym na zasadach ogólnych. Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów. W najbliższym czasie chciałbym poszerzyć rodzaj prowadzonej działalności. W związku z tym zamierzam zgłosić zmianę wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, dodając dwa nowe wpisy. Działalność będzie wtedy prowadzona pod tym samym numerem NIP - tzn. moim jako przedsiębiorcy, ale pod trzema różnymi nazwami. Każda z nich będzie więc miała odrębny numer REGON. Wszystkie firmy będą miały tę samą siedzibę i miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. Czy w tej sytuacji powinienem prowadzić odrębną księgę przychodów i rozchodów dla każdego z rodzajów działalności? Nie. W opisanej sytuacji może Pan prowadzić jedną księgę dla wszystkich rodzajów działalności. Jeśli zdecydowałby się Pan na prowadzenie osobnych ksiąg dla każdego z rodzajów działalności, to jest to oczywiście możliwe. Warunkiem jest jednak prowadzenie tych ksiąg w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie dochodu z działalności gospodarczej. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jeśli skorzystały z prawa wyboru opodatkowania w formie ryczałtu ewidencjonowanego i na których nie ciąży obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, są zobowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zasady i sposób prowadzenia księgi określa rozporządzenie Ministra Finansów wydane w tej sprawie. Księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, musi się znajdować na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. Jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu, wówczas księga wraz z dowodami powinna się znajdować w miejscu wskazanym przez podatnika (§ 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia). W takim przypadku jest konieczne prowadzenie ewidencji sprzedaży w miejscu wykonywania działalności. W rozporządzeniu zostały również przewidziane sytuacje, w których co do zasady istnieje obowiązek prowadzenia więcej niż jednej księgi. Taka konieczność zachodzi w razie prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego. Wówczas bowiem, zgodnie z § 9 ust. 3 rozporządzenia, księgi muszą się znajdować w każdym zakładzie. Jednak również wtedy dopuszczalne jest prowadzenie jednej księgi w miejscu wskazanym jako siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży. Zasadą jest prowadzenie odrębnych ksiąg dla każdego zakładu w przedsiębiorstwie wielozakładowym. Jest jednak możliwe prowadzenie jednej księgi dla takiego przedsiębiorstwa, jeśli w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży. Z pytania wynika, że planuje Pan rozszerzenie już prowadzonej działalności gospodarczej o dwa nowe jej rodzaje, które będą funkcjonować jako odrębne firmy. Wszystkie będą jednak prowadzone przez Pana jednoosobowo - pod tym samym numerem NIP, w tej samej siedzibie, chociaż każda z nich będzie miała odrębny numer REGON. Mimo że przepisy rozporządzenia przewidują możliwość prowadzenia więcej niż jednej księgi podatkowej w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w kilku zakładach, to w opisanej sytuacji nie ma Pan obowiązku prowadzenia trzech odrębnych ksiąg przychodów i rozchodów - osobno dla każdej z firm. Może Pan zatem ujmować zbiorczo zapisy dotyczące przychodów i kosztów w jednej księdze przychodów i rozchodów. Jeśli jednak zdecydowałby się Pan na prowadzenie ksiąg oddzielnie dla każdej z firm, to jest to oczywiście możliwe. Musi Pan tylko pamiętać, że wówczas księgi te powinny być tak prowadzone, aby było możliwe ustalenie dochodu z działalności gospodarczej w prawidłowy sposób.
Czym są pozostałe przychody w podatkowej księdze przychodów i rozchodów Podatnicy rozliczający się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów według rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ewidencjonują uzyskane przychody w kolumnie 7: „wartość sprzedanych towarów i usług” lub w kolumnie 8: „pozostałe przychody”. W kol. 7 „wartość sprzedanych towarów i usług” ewidencjonuje się przychody z działalności gospodarczej w zakresie zgłoszonym do ewidencji działalności gospodarczej lub do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) w art. 14 określa zasady ustalania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej. Do pozostałych przychodów z działalności gospodarczej zaliczamy (art. 14 ust. 2 updof): - przychody z odpłatnego zbycia składników majątku wykorzystywanego w działalności gospodarczej oraz przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem przychodów z odpłatnego zbycia budynku mieszkalnego lub jego części, lokalu mieszkalnego stanowiącego odrębną nieruchomość, gruntu albo prawa użytkowania wieczystego gruntu związanego z tym budynkiem lub lokalem, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, - dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a–22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, - różnice kursowe, - otrzymane kary umowne, - odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością, - wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań (z wyłączeniem zobowiązań objętych - postępowaniem układowym), w tym z tytułu zaciągniętych kredytów (pożyczek), z wyjątkiem umorzonych pożyczek z Funduszu Pracy, - wartość zwróconych wierzytelności, które zostały, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 20, odpisane jako nieściągalne albo na które utworzono rezerwy zaliczone uprzednio do kosztów uzyskania przychodów, - wartość zwróconych wierzytelności wynikających z umowy leasingu – art. 23f – zaliczonych uprzednio do kosztów uzyskania przychodów, - wartość należności umorzonych, przedawnionych lub odpisanych jako nieściągalne w tej części, od której dokonane odpisy aktualizujące zostały uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, - równowartość odpisów aktualizujących wartość należności, uprzednio zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku ustania przyczyn, dla których dokonano tych odpisów, - w przypadku obniżenia lub zwrotu podatku od towarów i usług, zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym – naliczony podatek od towarów i usług w tej części, w której uprzednio został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, - wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń obliczonych, zgodnie z art. 11 ust. 2–2b, z wyjątkiem otrzymanych od osób zaliczanych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn, - otrzymane wynagrodzenie za obsługę pracowniczego programu emerytalnego uczestnika, w związku ze zwrotem środków pochodzących ze składki dodatkowej, - wynagrodzenia płatnika z tytułu: - terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa, - terminowego naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenie zdrowotne zgodnie z przepisami o powszechnym ubezpieczeniu, - wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłata świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych, - przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz innych umów o podobnym charakterze składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, - otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej. Wymienione przychody związane pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą ewidencjonuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kol. 8: „pozostałe przychody”. Podstawę ewidencji pozostałych przychodów stanowią dowody księgowe potwierdzające te przychody, np. dowody wpłaty gotówki, przelewy bankowe, dokumenty dotyczące otrzymanych świadczeń rzeczowych, dowody wewnętrzne. Podatnicy podatku od towarów i usług dokumentują przychody ze sprzedaży fakturami VAT (art. 32 ustawy o VAT). Szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym w rozdziale 10. Niektóre pozostałe przychody powinny być udokumentowane dowodami wewnętrznymi (§ 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Dowody wewnętrzne sporządza się w szczególności: -przy obliczaniu różnic kursowych, -przy ustalaniu równowartości odpisów aktualizujących należności, podlegających zaliczeniu do pozostałych przychodów, przy określaniu wartości świadczeń w naturze i innych odpłatnych świadczeń na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania (art. 11 ust. 2 updof).
Nieodpłatne nabycie towarów w księdze przychodów i rozchodów Zgodnie ze stanowiącymi przepisami prawa sposób prowadzenia księgi musi odzwierciedlać fakt dokonania wszelkich operacji gospodarczych, zgodnie z ich rzeczywistym stanem. W tym celu przedsiębiorca musi zgromadzić niezbędne dokumenty, potwierdzające przychód lub rozchód. Warto przyjrzeć się sytuacji, kiedy brak jest dokumentu potwierdzającego nabycie towarów handlowych, ponieważ podatnik prowadzi działalność w zakresie sprzedaży detalicznej artykułów używanych, a swoje towary nabywa bezpłatnie z tzw. „wystawek” w Niemczech. Podatnik ponosi jedynie koszt transportu tych towarów z terytorium Niemiec do Polski, gdzie będą sprzedawane. Sposób pozyskiwania towarów handlowych w opisanej powyżej działalności gospodarczej nie zdarza się często, dlatego też obowiązujące obecnie przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie precyzują w sposób jednoznaczny zasad postępowania w tej kwestii. Niewątpliwie przedsiębiorca ma obowiązek odzwierciedlenia faktu dokonania wszelkich operacji gospodarczych zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem. Oznacza to, że księga musi zawierać również te towary, które zostały nabyte nieodpłatnie, a podlegają dalszej odsprzedaży. Szczegółowe informacje dotyczące zdarzenia gospodarczego muszą być zawarte w kolumnie 6 księgi, natomiast w kolumnie 17 może pojawić się notatka o pochodzeniu towarów. Przepisy prawa podatkowego nie normują w żaden sposób zasad dokumentowania nabycia rzeczy ruchomych (towarów) porzuconych przez poprzedniego właściciela w zamiarze wyzbycia się ich własności w miejscu zwanym „wystawką”. Własność ruchomej rzeczy niczyjej nabywa się przez objęcie jej w posiadanie samoistne. KPiR nie przewiduje dokumentu, poprzez który można by udokumentować tego typu zdarzenie. Ważne jest, żeby przedsiębiorca wskazał na źródło zakupu towaru i udowodnił jego nabycie. Najwłaściwszym w tym przypadku będzie każdy „inny dowód”, wskazujący sposób nabycia towarów, miejsca ich pochodzenia oraz ich ilość (np. protokół sporządzony przez podatnika). Wątpliwości pozostawia również ujęcie tego typu kosztów poprzez dowód wewnętrzny, ponieważ przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w paragrafie 14 ust. 2 wymieniają dokładnie przypadki, w których poniesione koszty uzyskania przychodów mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi. Katalog tych zdarzeń jest zamknięty. Wśród nich nie wyszczególniono zdarzenia gospodarczego związanego z przekazaniem do sprzedaży nabytych nieodpłatnie przedmiotów, stanowiących towary handlowe, aczkolwiek w praktyce również stosuje się dowody wewnętrzne. Biorąc pod uwagę wycenę tych towarów do celów remanentu, to zależy ona od stosowanej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania. Jeśli byłby płatnikiem VAT, to w związku z tym, że nie ma dokumentu potwierdzającego nabycie towarów handlowych, nie może skorzystać ze zwolnienia z VAT przewidzianego dla towarów używanych. W takiej sytuacji należy go obciążyć podatkiem o stawce odpowiadającej danej grupie rodzajowej towarów (23%). W przypadku W przypadku podatników, którzy wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jako formę opodatkowania – nie został przewidziany odpowiedni sposób ewidencjonowania nabytych towarów. Wynika to z samej formy opodatkowania, w której nie uwzględnia się kosztów prowadzonej działalności. Nie wyklucza to jednak konieczności przechowywania dowodów zakupu. Z uwagi na brak tego dowodu wydaje się uzasadnione sporządzenie spisu tych towarów do celów dowodowych. Podatnik ma obowiązek wycenić towary handlowe według cen nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeśli są one niższe od ceny zakupu. W omawianym przypadku będzie to wartość 0zł powiększona o koszty uboczne związane z zakupem towaru, w szczególności z jego kosztem transportu, załadunku i wyładunku oraz ewentualnego ubezpieczenia w drodze.
Kiedy ująć w księdze faktury za energię. Rozliczanie faktur za energię elektryczną (czyli tzw. media) zazwyczaj wiąże się z wątpliwościami związanymi z terminem dokonania tego rozliczenia i daty ewidencji w KPiR. Nie dokonuje się ich bowiem w podstawowych terminach- dla faktur uwzględniających media stosuje się szczególne przepisy, a rozliczenia można dokonać na dwa sposoby. Podatnicy, którzy prowadzą KPiR metodą kasową, mają obowiązek ewidencjonowania kosztów w momencie ich poniesienie, co jest równoznaczne z terminem wystawienia faktury. Aby jednoznacznie stwierdzić, co należy rozumieć przez pojęcie „poniesienia kosztu”, należy się odwołać do art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 r. (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz.176). Zgodnie z jego brzmieniem za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. W związku z tym otrzymaną fakturę za energię elektryczną należy ująć w księdze w dacie jej wystawienia. W przypadku metody memoriałowej powyższej zasady się nie stosuje, a regulacje prawne dotyczące szczególnych przypadków rozliczania faktur za media przedstawione są w ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz.U. nr 54, poz. 535 ze zm.) Zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt. 3 i ust. 11, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w przypadku nabycia towarów i usług, o których mowa w art. 19 ust. 13 pkt 1, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy- w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności. Art. 19 , ust. 13 pkt. 1 stanowi, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności, jeżeli został on określony w umowie właściwej dla rozliczeń z tytułu m.in. dostaw energii elektrycznej. Wynika z tego, że jeśli na fakturze koszty zużycia energii dotyczą danego okresu, a termin płatności przypada na miesiąc kolejny, to koszt energii uwzględniamy w księdze z data wystawienia faktury (kwota ta zostaje uwzględniona do podatku dochodowego za dany miesiąc), a VAT odliczamy w miesiącu zgodnym z terminem płatności (VAT w miesiącu następnym).
Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów za pomocą komputera. Podatkową księgę przychodów i rozchodów można prowadzić zarówno metodą tradycyjną (ręcznie), jak również za pomocą technik informatycznych (komputera i odpowiednich programów). Wybór formy prowadzenia KPiR pozostawiono podatnikowi. Do podatników, którzy wybrali techniki informacyjne do prowadzenia KPiR, w odniesieniu do samego sposobu ewidencji w księgach mają zastosowanie te same zasady, co w przypadku prowadzenia ksiąg metodą tradycyjną. Muszą oni jednak spełnić kilka dodatkowych wymogów, określonych przepisami prawa. Zgodnie z art. 31 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r. (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.), warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe jest: - określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg - stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi; - przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania. Podatnik zobowiązany jest również na koniec każdego miesiąca (nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni), sporządzić zgodny z wymogami zawartymi w rozporządzeniu wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc. W przypadku, kiedy wydruk ten nie jest możliwy do zrobienia, należy sporządzić księgę metodą tradycyjną i podsumowanie zapisów za dany miesiąc wpisać do odpowiednich jej kolumn. Dodatkowe zasady prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów uwzględnione są w ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz. U. z 1994 r. Nr 121, poz. 591). Artykuł 13 ust. 5 i 6 zawierają techniczne wytyczne dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg przy pomocy komputera. Zgodnie z ust. 5 należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Ustęp 6 natomiast mówi, że księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
Skutki zawieszenia wykonywania działalności Przedsiębiorca, który zdecyduje zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej, w chwili jej wznowienia nie ma obowiązku przechodzić ponownie przez procedury rejestracyjne.
Składanie deklaracji VAT Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie zwalnia przedsiębiorcę z obowiązków z wykonywania czynności związanych ze statusem czynnego podatnika VAT, również ze składania deklaracji VAT. Dotyczy to też sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie będzie dokonywał żadnych zakupów lub sprzedaży. Deklaracje, również zerowe, muszą być składane za każdy okres rozliczeniowy do momentu wykreślenia podatnika z VAT z rejestru podatników. Ze składania deklaracji VAT-7 są wyłączeni jedynie: - drobni przedsiębiorcy, czyli podatnicy zwolnieni podmiotowo od podatku - podatnicy, którzy wykonują tylko czynności zwolnione przedmiotowo na podstawie ustawy o VAT - podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione z podatku na podstawie art. 82 ustawy o VAT Dotyczy to sytuacji, kiedy podatnicy nie chcą otrzymać zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego zgodnie z art. 87 i 92 ustawy o VAT.
Odliczanie VAT podczas zawieszenia wykonywania działalności Jeżeli przedsiębiorca ponosi wydatki związane z działalnością gospodarczą w okresie zawieszenia wykonywania działalności, ma prawo odliczyć VAT. Dodatkowo przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminie otrzymania faktury lub w następnym miesiącu. Możliwe jest kumulowanie koty podatku naliczonego, która pomniejszy kwotę podatku należnego po wznowieniu działalności. Kwota ta może być rozliczona w miesiącu podjęcia działalności lub jej likwidacji. Opodatkowaniu podlegają również towary, które po nabyciu nie zostały odsprzedane w ciągu 10 miesięcy od daty zawieszenia działalności. Dotyczy to też środków trwałych i wyposażenia, od których nabycia przysługiwało prawo odliczenia VAT. Ponadto jeżeli zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nastąpiło w okresie 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu przy użyciu kas fiskalnych, przedsiębiorca nie ma obowiązku zwrotu ulgi za zakup kas. Zwrotu ulgi za zakup kas należy dokonać, jeśli w czasie 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, przesiębiorca zaprzestanie działalności, nastąpi otwarcie likwidacji, zostanie ogłoszona upadłość, nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa, nastąpi zaprzestanie uzywania kas fiskalnych, przedsiębiorca nie zgłosi kas do odpowiedniego serwisu w celu przeprowadzenia obowiązkowego przeglądu technicznego lub naruszy zasady odliczania ulgi.
Jak prowadzić ewidencję wyposażenia Przedsiębiorcy wykorzystujący w działalności gospodarczej składniki majatku, które nie są środkami trwałymi, powinni założyć i prowadzić ewidencję wyposażenia. Obowiazek ten dotyczy zarówno osób rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i ryczałtowców. Nie muszą jej prowadzić jedynie opłacajacy kartę podatkową. Praktycznie każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, wykorzystuje w niej przedmioty, które nie służą bezpośrednio produkcji, czyli nie stanowią składnika produkowanego towaru albo nie wchodzą w skład sprzedawanych usług. Takie przedmioty, jeśli będą wykorzystywane dłużej niż rok, definiowane są jako środek trwały. Gdy zaś ich okres użytkowania nie przekracza roku, uznawane są za wyposażenie. Jedynie osoby opodatkowane w formie karty podatkowej nie muszą w żaden sposób ewidencjonować używanych przez siebie środków trwałych oraz wyposażenia. Ryczałtowcy i osoby rozliczające się na podstawie księgi muszą prowadzić zarówno ewidencję środków trwałych, jak i ewidencję wyposażenia. Podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także ewidencję wyposażenia.
Ewidencja ryczałtowca Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia nie dotyczy osiągających przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy i podobnych umów. Gdy podatnicy ci równocześnie osiągają przychody i z najmu, i z działalności gospodarczej, ewidencję wyposażenia obejmuje się wyłącznie wyposażenie związane z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą. Ewidencję wyposażenia u ryczałtowców obejmuje się rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną pozarolniczą działalnością gospodarczą niezaliczone do środków trwałych, których wartość początkowa przekracza 1,5 tys. zł. W razie zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o likwidacji działalności gospodarczej ryczałtowcy są obowiązani objąć spisem z natury również rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, niebędące środkami trwałymi, zaliczane do wyposażenia.
EWIDENCJA WYPOSAŻENIA Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej: - numer kolejny wpisu; -datę nabycia; -numer faktury lub rachunku;
-nazwę wyposażenia; - cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia; - datę likwidacji, datę sprzedaży lub darowizny; - przyczynę likwidacji wyposażenia. Ewidencja z księgą przychodów Zasady prowadzenia ewidencji wyposażenia przez osoby rozliczające podatek od dochodów z działalności gospodarczej w formie podatku w stałej wysokości 19 proc. lub według skali tabeli podatkowej uregulowane są w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie obowiązane do prowadzenia księgi, prowadzą także ewidencję wyposa!enia. Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1,5 tys. zł. Podatnik jest obowiązany dokonać zapisów w ewidencji wyposażenia najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania. Podatnik rozliczający się z fiskusem na zasadach ogólnych, w razie zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o likwidacji działalności, spisem z natury obejmuje również wyposażenie. Podatnik jest obowiązany dokonać wyceny, w tym wyposażenia objętego spisem z natury sporządzonym na dzień likwidacji działalności według cen zakupu.
Gdzie ewidencjonować Najlepiej jest kupić gotowy druk akcydensowy zatytułowany Ewidencja wyposażenia. Nie ma jednak przeszkód, by taką ewidencję prowadzić komputerowo czy odręcznie, jeżeli przedsiębiorca zachowa wszystkie wpisy wedle określonych zasad. Nie ma formalnych przeszkód, by w ewidencji wyposażenia ujmować także rzeczy o wartości niższej. Granica 1500 zł jest istotna ze względu na przychód, jaki firma uzyska z ewentualnego zbycia takiego składnika - musi on być opodatkowany na takich samych zasadach, jak przychód z działalności gospodarczej, a więc zaksięgowany w księdze przychodów i rozchodów. Główną cechą odróżniającą środek trwały od wyposażenia jest okres użytkowania. Jeśli więc przedsiębiorca założy, że będzie go wykorzystywał dłużej niż rok, to niezależnie od wartości jest to środek trwały. Gdy posłuży krócej niż rok, to - niezależnie od wartości - jest to element wyposażenia. W praktyce można więc mieć do czynienia z elementem wyposażenia o wartości przekraczającej 3500 zł.
Prowadzenie/współpraca przy pozarolniczej działalności Od dnia rozpoczęcia do dnia zakończenia prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej (z wyjątkiem okresu zawieszenia tej działalności) przedsiębiorca jest zobowiązany do opłacania składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe. Ubezpieczenie chorobowe jest natomiast dobrowolne i przedsiębiorca może zostać nim objęty na wniosek od dnia wskazanego w tym wniosku. Przedsiębiorca (osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą) jest to osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą jest osobą prowadzącą, a także wspólnik spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły. Przedsiębiorca będący osobą fizyczną podejmuje działalność gospodarczą w dniu złożenia wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, natomiast przedsiębiorca, który nie jest osobą fizyczną podejmuje działalność gospodarczą po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Uznanie działalności za twórczą lub artystyczną i ustalenie daty jej rozpoczęcia następuje w formie decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, działającej przy ministrze kultury. Wykonywanie pozarolniczej działalności w zakresie wolnego zawodu odbywa się w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne albo w zakresie wolnego zawodu, z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Forma opodatkowania jest ważna przy ustalaniu, czy dana osoba podlega ubezpieczeniom społecznym jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą czy jako osoba wykonująca wolny zawód lub jako pracownik lub zleceniobiorca. Zawiesić działalność na okres od 1 miesiąca do 2 lat może jedynie przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników. Zawieszenie i wznowienie wykonywania działalności następuje na wniosek przedsiębiorcy. W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie podlega ubezpieczeniom społecznym, ale nadal może opłacać składki, jeśli chce zapewnić sobie ciągłość ubezpieczeń. Osoby współpracujące, podobnie jak osoby prowadzące działalność gospodarczą, również podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu od dnia rozpoczęcia współpracy do jej zakończenia. Ubezpieczenie chorobowe jest dla osób współpracujących dobrowolne. Do celów ustalenia obowiązku ubezpieczeń członka rodziny należy uznać za osobę współpracującą, jeśli prowadzi on z przedsiębiorcą wspólne gospodarstwo domowe. Jeśli członek rodziny prowadzi odrębne gospodarstwo domowe, podlega ubezpieczeniom na zasadach odpowiednich do podstawy, na jakiej pracuje. Osoba, która pracuje na podstawie umowy zlecenia (lub wykonuje pracę nakładczą czy jest członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych) i jednocześnie prowadzi pozarolniczą działalność lub prowadzi kilka rodzajów działalności obowiązkowo podlega ubezpieczeniom społecznym tylko z jednego tytułu. Obowiązek ubezpieczeń społecznych dotyczy zawsze tego tytułu, który powstał wcześniej, jednakże na wniosek można podlegać tym ubezpieczeniom również z innych tytułów bądź wybrać inny tytuł jako obowiązkowy do ubezpieczeń. Identycznie jest w przypadku, gdy poseł lub senator jest osobą współpracującą przy prowadzeniu pozarolniczej działalności lub w sytuacji, gdy osoba prowadząca pozarolniczą działalność jednocześnie pobiera wynagrodzenie w okresie korzystania ze świadczenia górniczego albo w okresie korzystania ze stypendium na przekwalifikowanie. Przedsiębiorca, który prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą (lub osoba współpracująca, która równocześnie jest rolnikiem) może podlegać ubezpieczeniu społecznemu rolników w KRUS zamiast ubezpieczeniom społecznym w ZUS, jeżeli spełnia odpowiednie warunki, m. in. podlega obowiązkowym ubezpieczeniom w KRUS przez co najmniej 3 lata przed rozpoczęciem działalności gospodarczej (lub współpracy). Pracownicy, którzy przebywają na urlopie wychowawczym, podlegają z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie mają innych tytułów do ubezpieczeń społecznych. Również osoba przebywająca na urlopie wychowawczym, która jednocześnie prowadzi pozarolniczą działalność lub współpracuje przy prowadzeniu tej działalności, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu tej działalności, ale nie podlega natomiast ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Przedsiębiorca prowadzący pozarolniczą działalność, pobierający jednocześnie zasiłek macierzyński z innego tytułu, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania tego zasiłku. Funkcjonariusz Służby Celnej prowadzący pozarolniczą działalność lub współpracujący przy prowadzeniu takiej działalności, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu służby. Inne osoby pozostające w stosunku służby – tj. żołnierze zawodowi oraz funkcjonariusze Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej, Biura Ochrony Rządu, które jednocześnie prowadzą pozarolniczą działalność lub współpracują przy jej wykonywaniu, są obejmowane ubezpieczeniami społecznymi dobrowolnie.
Faktury w obrocie gospodarczym Faktura VAT jest dokumentem handlowym, jaki sprzedawca sporządza kupującemu nie później niż do 7 dnia, do daty stworzenia usługi albo też wydania towaru. Wystawianie rachunku VAT dotyczy płatników od 2004 r.. W związku z nim odpowiednio sporządzona faktura, opisująca konkretną operację gospodarczą, zawierać powinna podane poniżej dane: - uszczegółowienie zagadnienia transakcji, - dane wskazujące na dostawcę, - kwota sprzedaży towarów lub usług razem z kwotą akcyzy, - kwotę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto), - stawkę akcyzy od sumy kwoty sprzedaży netto asortymentu lub usług, - jednostki pomiarowe i wolumenu sprzedanych produktów lub też rodzaj zrealizowanej usługi, - stawkę podatku, - informację
faktura - numery NIP obu zainteresowanych, - numer z uwzględnieniem kolejności, - dokładne okresy dokonania sprzedaży i sporządzenia dokumentu, - cenę towarów lub realizowanych usług bez kwoty podatku (netto) - podsumowaną kwotę całej operacji. Tworząc fakturę, mieć na uwadze należy innych wysokościach podatku i o produktach oraz usługach wolnych od podatku lub nie zależnym od opodatkowania. By posiadać pewność, że wystawiona przez nas fakturka, wypełnia wszystkie wymogi urzędowe, do jej stworzenia można wykorzystać serwis księgowości w Internecie. Księgowość internetowa jest sposobem na to, by używać zawsze obowiązujących wzorów dokumentów. Sieć WWW w dzisiejszych czasach pozyskuje obszerne zastosowanie, w tym także w księgowości oraz finansach. Ciągły postęp aplikacji teleinformatycznych rozpościera przed inwestorem ciąg możliwości. Jest to przede wszystkim nieutrudniony dostęp do informacji, sposobność ich tworzenia a następnie przetwarzania. Idealnym narzędziem, łączącym ciąg najważniejszych funkcji, niezbędnych do prowadzenia firmy jest aplikacja CRM. Połączenie tej ergonomiczności z możliwością fakturowania jest ogólnie znane. Obecnym nurtem, pomocną zwłaszcza w firmach, gdzie pracuje wielu niestacjonarnych pracowników, jest przeniesienie całości usług do sieci www. W ten sposób zatrudniony posiadający dostęp do sieci w każdej chwili, pomijając to gdzie się znalazł ma sposobność zweryfikowania odpowiednich informacji, przygotowania dyspozycji, lub też wystawienia faktury kontrahentowi. Faktura generowana online ma dodatkowo ten atut, że nie trzeba jej drukować w firmie, można ją wygenerować, przesłać e-mailem oraz wydrukować w firmie klienta. Serwisy udostępniające takiego typu udoskonalenia, stworzone były głównie dla mikro i małych firm. Dzięki rozpowszechnionym sposobom informatycznym i rozprowadzaniu ich na obszerną skalę, projektanci systemu mają możliwość proponować klientom szczególnie atrakcyjne warunki cenowe.
Faktura proforma Faktura pro forma jest specyfikacją zamówienia. Znajduje się na niej zestawienie zamawianych produktów wraz z cenami. Dokument ten nie jest dokumentem księgowym i nie księguje się go do Księgi Przychodów i Rozchodów.
Tradycyjne prowadzenie KPIR a księgowość online Zamiast korzystać z klasycznej księgowości i dostarczać kilogramy dokumentów do pań z biura rachunkowego, można samemu prowadzić swoje dokumenty firmowe. Do tego celu służą właśnie specjalne programy komputerowe . Są one mniej kosztowne i znacznie bardziej praktyczne. Lecz czy rzeczywiście trzeba trwonić pieniądze na ich zakup, jeśli można skorzystać z księgowej internetowej? Internetowa księgowa nigdy nie choruje, nie ma też humorków i nie żąda od klienta tysiąca złotych miesięcznie. Można jej zaufać, bo nie opowie nikomu o finansach firmy. Wszelkie dane przechowywane są na odpowiednich serwerach ,które zabezpiecza się przed zniszczeniem i nieupoważnionym wglądem. Wszystkie z informacji są kodowane, co gwarantuje użytkownikowi, że w jego papiery nikt nie zagląda. Taka internetowa księgowa nie pojedzie na urlop a swe usługi świadczy przez całą dobę. Usługi internetowe stają naprzeciw oczekiwaniom stawianym przez przedsiębiorców. Dzięki kilku kliknięciom myszką można mieć fachowo prowadzoną księgowość. I na dodatek,za niewielkie pieniądze. Koszty takiej rachunkowości wynoszą od 30-stu do czterdziestu PLN w miesiącu. Inna korzyść to wielkie możliwości. Przede wszystkim łatwy i szybki dostęp do dokumentów, bez względu na miejsce przebywania, za pomocą internetu – bez względu na porę dnia czy nocy. Nie trzeba biegać z papierami z biura do księgowej z językiem na wierzchu, byleby tylko zdążyć przed zamknięciem. Oszczędza się i czas i pieniądze. W skali rocznej może wyjść nawet kilkanaście tysięcy złotych. Stanowi to alternatywny sposób dla wszystkich tych firm, których priorytetem jest dobre zarządzanie. Internetowa księgowa nie służy tylko do księgowania dokumentów, ale też jest prywatną sekretarką, która zawsze poinformuje o ważnych terminach oraz zbliżających się spotkaniach. Wyśle również przypomnienie o zapłacie do kontrahentów, spóźniających się z uregulowaniem faktury , a także policzy należne odsetki, ustawowe i skarbowe. Sama też sporządzi analizę finansową działalności gospodarczej i pomoże określić przyszłą strategię.
Przedsiębiorcy muszą stale borykać się z ograniczeniami narzucanymi przez ustawodawców. Jednym z bardziej bolesnych są ograniczenia w odliczeniu podatku VAT od zakupu samochodu osobowego do firmy. Na dzień dzisiejszy możliwe jest odliczenie w wysokości 60% podatku, ale nie więcej niż 6000 zł. Pozostała część podatku zwiększa wartość początkową środka trwałego. Od 2014 roku ustawodawcy planują zmienić powyższe limity. 
