Rozliczanie kosztów w KPiR

I know the solutionKażdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą powinien mieć na względzie właściwe rozróżnianie ponoszonych przez siebie kosztów –  w podziale na podatkowe i niepodatkowe. Koszty podatkowe zmniejszają bowiem dochód przedsiębiorcy i wpływają jednocześnie na zmniejszenie podatku.

Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Tak więc koszty takie jak zakup towarów, opłaty za media, wynagrodzenia pracowników – będą stanowiły koszty uzyskania przychodów. A jakie koszty zostały wymienione w art. 23 ?

Koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów

Koszty niepodatkowe to inaczej poniesione wydatki, których podatnik nie zaliczy do kosztów firmowych. Mogą to być pozycje, które nie służą osiągnięciu przychodów, lub te zakazane wprost przez ustawodawcę. Ustawa o PIT wyłącza z kosztów uzyskania przychodów m.in:

  • wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
  • odpisy i wpłaty na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika,
  • odsetki od własnego kapitału włożonego przez podatnika w źródło przychodów,
  • koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań,
  • grzywny i kary pieniężne orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetki od tych grzywien i kar,
  • kary, opłaty i odszkodowania oraz odsetki od tych zobowiązań z tytułu nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska oraz niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych,
  • wierzytelności odpisane jako przedawnione,
  • podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn,
  • podatek od towarów i usług (z wyjątkami).

Podatek VAT jako koszt uzyskania przychodów

Zgodnie z ustawą o VAT, czynnym podatnikom podatku od towarów i usług przysługuje możliwość obniżenia podatku należnego od sprzedawanych towarów lub usług o podatek naliczony przy dokonywaniu zakupów związanych z prowadzoną działalnością (w przypadku poniesienia kosztu). Odliczenie podatku VAT od zakupów dotyczy większości wydatków zakwalifikowanych do kosztów uzyskania przychodów. Istnieją jednak pewne wyjątki od tego przepisu.

Do kosztów, od których przedsiębiorcy będącemu czynnym podatnikiem VAT nie przysługuje możliwość odliczenia VAT lub przysługuje odliczenie ale częściowe, zalicza się m.in. :

  • zakup paliwa do samochodów osobowych,
  • zakup samochodu osobowego lub jego użytkowanie na podstawie umowy leasingu – limit odliczenia VAT to 60% ale nie więcej niż 6000 zł, pozostała wartość stanowi koszt,
  • usługi noclegowe,
  • VAT od wydatków związanych z reprezentacją.

W takiej sytuacji pojawia się pytanie, czy podatek w tym przypadku stanowi koszt uzyskania przychodu. Wg generalnej zasady, podatek VAT nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Ustawa przewiduje jednak pewne wyjątki. Art. 23 ust. 1 pkt. 43 wyjaśnia, iż za koszt podatkowy w przypadku zakupów uważany jest podatek naliczony:

  • jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług (zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe z VAT),
  • w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług – jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej (np. przy zakupie paliwa do napędu samochodów osobowych, przy usługach hotelarskich).

Dokumentowanie kosztów

Aby koszt mógł zostać wprowadzony do księgi powinien być należycie udokumentowany. Dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztu są te, które spełniają definicję dowodów księgowych. Rozporządzenie określa, jakie dokumentami można uznać za dowody księgowe. Zgodnie z art. 12 ust. 3  dowodami księgowymi są:

– faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
– dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zwiększenia kosztów), zawierające co najmniej:

  • datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów uzyskania przychodów,
  • wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) – wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym,
  • wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,
  • wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania, o które podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,
  • podpis osoby sporządzającej dokument, lub

–  inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie  i zawierające co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Księgowanie kosztów

Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Ponadto, koszty można potrącić wyłącznie w roku, w którym zostały poniesione.

Ogólnie przyjętą zasadą ujmowania kosztów w KPiR jest metoda memoriałowa. Zgodnie z nią, koszty ujmuje się w tym roku podatkowym, w którym powstały przychody związane z tymi kosztami. Dotyczy to kosztów związanych z osiąganym przychodem, takich jak zakup materiałów i towarów handlowych czy zakup paliwa do pojazdu wykorzystywanego w prowadzonej działalności. Wydatki na takie zakupy trafiają do księgi pod datą wystawienia faktury/rachunku lub innego dowodu potwierdzającego poniesienie kosztu, który stanowi dowód księgowy.

Podatnik może również wybrać kasową metodę ujmowania kosztów. Według niej, koszty ujmowane są w dacie ich poniesienia. Oznacza to, że księgowania do KPiR należy dokonywać w dacie faktycznej zapłaty za daną fakturę (nie mylić z terminem płatności). Metoda ta jest bardziej czasochłonna, ponieważ wymaga dokładnego śledzenia operacji bankowych, natomiast w przypadku zapłaty gotówką powoduje trudność ewidencji, faktura bowiem może być wystawiona do 7 dni później.

Inne koszty uznawane za koszty uzyskania przychodów

Przedsiębiorca ponosi różne koszty, które wbrew pozorom również można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

  1. Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności.

Często zdarza się, iż przedsiębiorca jeszcze przed rozpoczęciem działalności ponosi wydatki związane z jej rozpoczęciem. Podatnik musi dokonać zakupu odpowiedniego wyposażeniu sprzętu czy też wcześniejszego zakupu towarów. Wydatki te można ująć w kosztach działalności w pierwszym dniu założenia księgi. Aby moc dokonać takiego zaliczenia należy udowodnić, iż:

  • celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) jest osiągnięcie przychodu, lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
  • poniesiony wydatek nie jest wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy katalogu wydatków niezaliczanych do kup,
  • wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.

Jeśli dany wydatek spełnia podane wymogi, to na podstawie odpowiedniego dowodu zakupu należy wprowadzić go do księgi. Jeśli podatnik nie posiada faktur ani rachunków dokumentujących zakup, powinien on dokonać wyceny zakupionych przedmiotów w na podstawie cen rynkowych. W przypadku zakupu środków trwałych bądź wartości niematerialnych i prawnych, podatnik powinien  wprowadzić je do ewidencji ŚT i WNiP i amortyzować zgodnie z odpowiednią stawką amortyzacji. W takiej sytuacji koszty będą stanowiły dokonywane w następnych okresach odpisy amortyzacyjne.

  1. Koszty związane z prowadzeniem działalności w lokalu mieszkalnym stanowiącym własność przedsiębiorcy

Mali przedsiębiorcy, którzy nie mają wystarczających funduszy na wynajęcie bądź zakup siedziby do swojej firmy, używają posiadanych przez siebie mieszkań do prowadzenia działalności gospodarczej. W takim przypadku koszty związane z jej prowadzeniem również można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jednak aby móc postąpić w taki sposób, przedsiębiorca powinien przede wszystkim, zgłosić fakt wykonywania działalności we własnym mieszkaniu we wniosku CEIDG-1, podając jako siedzibę jego adres. Następnie należy określić, jaka część mieszkania będzie wykorzystywana w celach prowadzonej działalności. Najczęściej wydziela się dany pokój, który będzie głównym pomieszczeniem wykorzystywanym na cele firmowe. Następnie wykazuje się relację zajmowanej przez firmę części mieszkania do całości jego powierzchni. Na podstawie wyliczonej proporcji, wszystkie wydatki związane z eksploatacją mieszkania (czynsz, woda, ogrzewanie) będą rozliczane na część przypadającą na pomieszczenie używane w celach działalności i na pozostałą powierzchnię służącą do innych celów. Wydatki związane z prowadzoną działalnością trafią do kosztów uzyskania przychodów.

Zmniejszenia kosztów

W praktyce zdarza się, iż przedsiębiorcy popełniają błędy przy wystawianiu faktur. Błędne wystawienie faktury przez sprzedawcę powoduje jednocześnie nieprawidłowe jej zaksięgowanie przez nabywcę. W takim przypadku niezbędna jest korekta. Błędna faktura musi zostać skorygowana do wartości i danych rzeczywiście odpowiadających dokonanej transakcji. Korekty w księdze dokonuje się na podstawie faktur korygujących wystawionych przez sprzedawcę. Fakturę korygującą wystawia się w przypadku:

  • zwrotu kupionych towarów, na które została wystawiona faktura,
  • stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce czy kwocie podatku od towarów i usług,
  • udzielenia rabatów, zwrócenia nabywcy kwot nienależnych lub zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu.

Stwierdzone błędy w zapisach księgi poprawia się przez:

  • skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
  • wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające koszty mominus gą być dokonywane ze znakiem (-) lub kolorem czerwonym.

Jeśli na otrzymanej fakturze zdarzą się jedynie błędy formalne w danych sprzedawcy bądź nabywcy, mogą być one poprawione fakturą korygującą dane formalne (wystawia sprzedawca) lub notą korygującą (wystawia nabywca). Należy pamiętać, iż w przypadku noty korygującej nabywca ma mniejszy zakres do wprowadzania zmian w fakturze.

Ponadto podatnik zobowiązany jest do korekty kosztów w przypadku niedotrzymania terminów płatności. Od 1 stycznia 2013 r. w przypadku gdy:

  • termin płatności faktury nie przekracza 60 dni – należy dokonać korekty (zmniejszenia) kosztów w miesiącu, w którym upłynie 30 dni od daty ustalonego terminu płatności,
  • termin płatności faktury przekracza 60 dni – należy dokonać korekty (zmniejszenia) kosztów w chwili, gdy upłynie 90 dni od daty zaliczenia tej kwoty do kosztów podatkowych.

Przepisy te nie mają zastosowania w przypadku zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów przed dniem 1 stycznia 2013 r.

___

Polecamy również artykuł: Rozliczanie przychodów w KPiR

Comments are closed.

Post Navigation