Towary handlowe definiuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Według rozporządzenia są to wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym oraz produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej. Przykładem towaru handlowego mogą być ołówki i długopisy zakupione przez sklep z artykułami biurowymi, które zostaną odsprzedane w nienaruszonym stanie.

Ewidencjonowanie zakupu towarów handlowych w KPiR

Podatnicy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów ewidencjonują zakup towarów handlowych w kolumnie 10 według cen zakupu. Zakup towarów handlowych musi być niezwłocznie wpisany po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży. Warto wiedzieć, że ustawodawca w art. 30 pkt. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR zastrzega, że zapis może być dokonany w terminie późniejszym, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni w przypadku prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe.

Towary handlowe - udokumentowanie zakupu

W Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR zostały określone dowody księgowe, które stanowią podstawę dokonywania w niej zapisów. Do najczęściej spotykanych dowodów księgowych zalicza się:

  • faktury,
  • faktury VAT RR,
  • raporty z kas fiskalnych,
  • noty korygujące,
  • dokumenty celne.

Zakup towarów handlowych a data ujęcia w księgach

W przypadku osób fizycznych, spółek jawnych, cywilnych i partnerskich wykonujących działalność gospodarczą za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu przyjmuje się datę wystawienia dowodów księgowych.

Dostawa towarów handlowych nastąpiła wcześniej niż otrzymanie faktury

Zdarzają się sytuacje w których dostawa towarów następuje wcześniej niż otrzymanie faktury. W przypadku kiedy przedsiębiorca otrzyma wcześniej towar niż fakturę powinien w momencie jego otrzymania dokonać wpisu do księgi. Zgodnie z art. 16 pkt.1 i 2  rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawę zapisu stanowi szczegółowo sporządzony opis przyjęcia zakupionych towarów handlowych. Opis ten powinien zawierać:

  • imię i nazwisko (nazwę firmy) dostawcy,
  • adres dostawcy,
  • ilość i rodzaj towarów,
  • cenę jednostkową oraz wartość towarów,
  • podpis osoby, która przyjęła towary.  

Opis musi być przechowywany jako dowód zakupu a następnie połączony z nadesłaną fakturą. W przypadku, gdy przedsiębiorca otrzymał w tym samym miesiącu towar i fakturę, wpis do księgi przychodów i rozchodów dokonuje się na podstawie faktury.

Zakup towarów handlowych wpisany w księdze przychodów i rozchodów w dacie wystawienia faktury wcześniejszej niż data otrzymania towaru

W przypadku kiedy przedsiębiorca otrzyma w pierwszej kolejności fakturę a później towar datą poniesienia kosztu uzyskania przychodu będzie data wystawienia faktury. Wówczas należy wpisać w kolumnie 2 datę wystawienia faktury, a w kolumnie 10 kwotę z otrzymanej faktury.

W wymienionej sytuacji podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów wydatki poniesione na zakup towaru musi ujmować w miesiącu (dacie), w którym została wystawiona faktura a nie w miesiącu w którym otrzymano zakupiony towar.

Księgowanie kosztów ubocznych związanych z zakupem towarów handlowych

Koszty uboczne zakupu towarów związane są m.in. z transportem, rozładunkiem, załadunkiem czy ubezpieczeniem w drodze. Księgowane są do kolumny 11 w księdze przychodów i rozchodów. Przypisanie kosztu ubocznego do nieprawidłowej kolumny nie wpływa na  wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy. Jednak aby księga była prowadzona rzetelnie należy stosować się do przepisów zapisanych w Rozporządzeniu Ministra Finansów dotyczących prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jeżeli koszty transportu nie są związane z zakupem towarów handlowych księgujemy je poprzez pozostałe wydatki w kolumnie 13.