Co do zasady podatnicy rozliczający się na podstawie KPiR sporządzają spis z natury między innymi na koniec każdego roku podatkowego (31 grudnia) oraz na dzień 1 stycznia. Spis z natury na dzień 31 grudnia jest jednocześnie spisem z natury na dzień 1 stycznia, w związku z czym fizycznie nie dokonuje się dwóch spisów. O ich dokonaniu nie trzeba informować Urzędu Skarbowego. Podobnie w przypadku sporządzania spisu na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie trwania roku podatkowego. Jednakże nie tylko w tych trzech sytuacjach sporządza się spis z natury. Należy go dokonać również:
- w razie zmiany wspólnika,
- w razie zmiany proporcji udziałów wspólników,
- w związku z likwidacją działalności,
i w tych wypadkach należy powiadomić US o zamiarze sporządzenia spisu w terminie 7 dni przed planowaną datą jego sporządzenia.
Minimalny zakres danych jakie powinien zawierać spis z natury określa § 28 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Wskazuje on, iż spis z natury powinien zawierać co najmniej:
- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
- datę sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 27, a także towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, jak również towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika, z tym, że towary obce nie podlegają wycenie (wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność),
- jednostkę miary,
- ilość stwierdzoną w czasie spisu,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- łączną wartość spisu z natury,
- wartość pomniejszenia, o którym mowa w § 29 (związane z nieopłaconymi w terminie wydatkami), ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie,
- klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
- podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).
