iStock_000019823052XSmallKażdy pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych pracownika. Obliguje nas do tego kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. Za nienależyte ich prowadzenie grozi odpowiedzialność karna. Przepisy szczegółowo definiują, w jaki sposób powinno się gromadzić i przechowywać akta pracownicze. Możemy wyróżnić trzy grupy dokumentów A, B i C. A - Dokumenty związane z ubieganiem się o stanowisko pracy Możemy wśród nich wyróżnić:
  • [wypełniony kwestionariusz osobowy zawierający informacje, takie jak: : dane osobowe i kontaktowe, ukończone kursy i szkolenia, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, dodatkowe uprawnienia i umiejętności |wypełniony kwestionariusz osobowy z ukończonymi kursami i szkoleniami, opisanym doświadczeniem zawodowym, informacjami o wykształceniu, danymi osobowymi, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, danymi kontaktowymi
  • dokumenty będące świadectwem zatrudnienia, okresu trwania zatrudnienia, zajmowanego stanowiska i stosunku do pracy u innego pracodawcy
  • dokumenty potwierdzające posiadane umiejętności potrzebne do wykonywania oferowanej pracy
  • świadectwa ukończenia szkół i uczelni
  • pisemna zgoda lekarza na pracę na określonym stanowisku
B - Nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia
  • potwierdzenie zapoznania się z omawianymi przepisami i informacjami;
  • zaświadczenia o ukończonych szkoleniach bhp;
  • dokumenty wyszczególniające powierzone mienie pracownikowi (o ile taka sytuacja zaistniała);
  • dokumenty dotyczące podwyższania umiejętności zawodowych;
  • deklaracje o wymówieniu pracownikowi warunków umowy o pracę albo zmiany tych warunków w innej procedurze;
  • zaświadczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych;
  • kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
C - Ustanie zatrudnienia Tutaj należy przechowywać wszystkie dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy, tj. :
  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu stosunku pracy,
  • odpis przekazanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • uzasadnienie podjęcia działań w związku z zajęciem honorarium za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy.
  • Dotyczy to np. żądania wydania świadectwa pracy a także dokumentów związanych z niewypłaceniem osobie zatrudnionej równowartości pieniężnej za urlop wypoczynkowy,
  • podpisaną deklarację o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • zaświadczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych po ustaniu stosunku pracy.
Poprawne przechowywanie akt Dokumentacja pracownicza winna być przechowywana w postaci orginałów w ośrodku zarządu lub w oddziale firmy. Należy je ułożyć chronologicznie i ponumerować tak, by łatwo i szybko można było je odnaleźć. Oprócz tego jesteśmy zmuszeni chronić je przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów pracy i wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez okres 50 lat od ustania przez ubezpieczonego umowy o pracę u danego płatnika. W oparciu o te dokumenty ZUS ustala podstawę wymiaru do naliczenia emerytury lub renty. Jeżeli firma uległa likwidacji, to powinności w archiwizowaniu jest wstanie przejąć specjalnie powołane archiwum .