Wbij sobie do głowy, co powinna zawierać KPiR

Jak już wiemy z poprzedniego posta Księga Przychodów i Rozchodów – podstawowe informacje, KPiR służy do ewidencji – kto zgadnie czego?  Tak! Brawo! Do ewidencji przychodów i rozchodów (wydatków, kosztów). Na podstawie tego wykazu oblicza się podatek, który należy zapłacić urzędowi.

Co powinna zawierać KPiR – Księga Przychodów i Rozchodów?

Co powinna zawierać KPiR zostało ściśle określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W Rozporządzeniu tym przeczytamy, że księga KPiR składa się z 17 kolumn. W tym samym rozporządzeniu możemy odnaleźć wyjaśnienia, co należy ujmować w każdej kolumnie, choć i sama nazwa kolumny dobrze to przedstawia (normalnie, aż zajrzę kto był Ministrem w 2003 r. – wszystko tak powyjaśniane…).

  • Kolumna 1 – sprawa jest prosta. Tu wpisujemy liczbę porządkową, kolejny numer. Liczenie od początku można zaczynać od następnego miesiąca lub od następnego roku. Ważne, aby taki sam numer miał dokument, na podstawie którego księgowane jest dane zdarzenie.
  • Kolumna 2 – data wynikająca z dokumentu, który jest podstawą wpisu. Zwykle jest to data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo data zestawienia sprzedaży.
  • Kolumna 3 – Numer dowodu, na podstawie którego dokonujemy wpisu.
    • dla faktur –  należy wpisać numer z faktury zakupu/sprzedaży.  
    • dla dziennych zestawień sprzedaży –  numery tych zestawień.

Przyjęty schemat numerowania powinien obowiązywać przez cały rok podatkowy. Numery na dokumentach sprzedażowych powinny być nadawane kolejno bez przerw.

  • kolumna 4 i 5 – to dane kontrahentów (sprzedawców i kupujących), ich nazwy oraz adresy. Gdy zapisów dokonujemy na podstawie dziennych zestawień sprzedaży lub dowodów wewnętrznych – tej kolumny nie wypełniamy.
  • Kolumna 6 – konkretne określenie rodzaju przychodu lub wydatku, np. zakup blachy, sprzedaż towaru, wypłata itp.
  • Kolumna 7 – to przychody ze sprzedaży towarów lub usług. Nievatowcy wykazują przychody w kwocie brutto, vatowcy – w kwocie netto.
  • kolumna  8 – pozostałe przychody niewykazane w kolumnie 7 (np. otrzymany kary, odsetki).
  • Kolumna 9 – to łączna kwota przychodów w kolumny 7 i 8.
  • Kolumna 10 – to zakup materiałów i towarów wg cen zakupu.
  • Kolumna 11 – to koszty uboczne zakupu, (np. koszty transportu, załadunku, ubezpieczenia w drodze).
  • Kolumna 12 – to wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom zarówno w gotówce, jak i w naturze (i nie chodzi tu o przekazanie pieniędzy w lesie, to już byłaby szara/zielona strefa – co prawda takie wydatki też są wykazywane w księgach, ale prowadzonych przez policję skarbową).

Wpisu wydatków na wynagrodzenia dokonuje się na podstawie:

    • listy płac,
    • dokumentu podpisanego przez pracownika o otrzymaniu wynagrodzenia,
    • dowodów potwierdzających wypłatę pracownikom.

Kolumna ta dotyczy również wynagrodzeń dla pracowników na umowę zlecenie i o dzieło.

  • Kolumna 13 – to pozostałe koszty niewykazane w kolumnach 10-12. W kolumnie 13 mogą znaleźć się tylko takie wydatki, które stanowią koszt uzyskania przychodu wg ustawy PIT. Czyli są to tylko i wyłącznie takie wydatki, które mają związek z uzyskaniem przychodu. W kolumnie tej można ująć np.czynsz za lokal, opłaty za gaz, prąd w biurze, wydatki na remont, składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowane przez pracowników, wydatki na samochód itp. Nie wpisujemy tu kosztów, które nie mają nic wspólnego z przychodem, np. zakup apteczki, tabletek przeciwbólowych, bo głowa boli, a pracy dużo…tak, wiem, powtarzam się…
  • Kolumna 14 – to zsumowana, łączna kwota wydatków z kolumny 12 i 13.
  • Kolumna 15 – jest kolumną wolną, czyli jest to miejsce na swoje zapiski. W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPIR kolumna ta ma takie objaśnienie: “W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).”
  • Kolumna 16 – to miejsce na wpisanie rodzaju oraz kwoty kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową (oczywiście, czytelnicy nie pozostaną bez informacji i na blogu znajdzie się wpis o działalności badawczo-rozwojowej/BR, ale w swoim czasie. Ze szczególnym uwzględnieniem słowa “swoim”. Po prostu trzeba śledzić posty, śledzić tak, jak skarbówka każde przychody i wydatki, np. te z kolumny 13).

W kolumnie 16 należy wykazać wszystkie koszty poniesione na działalność BR, a nie tylko, te które podlegają odliczeniu w rocznym PIT.

  • Kolumna 17 – to kolumna zatytułowana “uwagi”, czyli tu możemy wpisać, co tam sobie chcemy i uznamy za stosowne.

Po zakończeniu miesiąca należy:

  • zsumować wszystkie przychody (kolumna 9),
  • zsumować wszystkie koszty (kolumna 10+11+14). Od tak uzyskanego wyniku należy odjąć wynagrodzenia wypłacone w naturze, które zostały ujęte w księdze w innej kolumnie niż dot. wynagrodzeń w naturze.

Powyższe dane stanowią podstawę do wyliczenia dochodu do opodatkowania, który należy rozliczyć w zeznaniu rocznym PIT-36 lub PIT-36L.

A dokładniejszy i konkretny sposób obliczenia dochodu na podstawie KPiR (co nie jest jakąś ani szczególnie tajemną ani wielce trudną wiedzą) w następnym poście.

One Thought on “Wbij sobie do głowy, co powinna zawierać KPiR

  1. Bardzo przydatny artykul dla osób, które samodzielnie się tym zajmują. Dzięki temu artykułowi moja księga przychodów i rozchodów w końcu mogę prowadzić sama.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

Post Navigation