Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi. O czym powinien zatem pamiętać każdy przedsiębiorca? W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe. Dokumenty ZUS Dokumenty ZUS-owskie podzielić należy na 3 odrębne grupy o zróżnicowanym obowiązku przechowywania i tak:
  • Dokumenty rozliczeniowe – czyli wszystkie dokumenty potwierdzające wysokość należnych składek – trzeba je przechowywać przez okres 10 lat od daty przekazania ich do ZUS (też te wysłane drogą elektroniczną)
  • Dokumenty zgłoszeniowe – czyli mające związek z rejestracją płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - trzeba przechowywać przez cały okres istnienia firmy, gdyż Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo je skontrolować nawet po 50 latach od ich powstania.
  • Dokumenty płatnicze – uwierzytelniające wszystkie odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, zdrowotne oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych uprawnień do emerytury.
Dokumenty kadrowe Dokumentację pracowniczą, w tym też tą dotyczącą danych osobowych, okresów zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy. Dokumenty podatkowe Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz w myśl artykułu 86 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe trzeba przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął czas płatności podatku. Do dokumentacji podatkowej zalicza się :
  • księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty
  • wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania
  • dokumenty związane z inkasem i poborem podatkowym
  • wszystkie kopie i oryginały faktur VAT
księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT , jak również wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy są zobowiązani do ich żądania.]