Faktura pro forma jest rodzajem przedwstępnej faktury. Wystawiana jest przez sprzedawcę towarów i usług przed dokonaniem płatności przez klienta. Raczej wypisywana jest wyłącznie w jednej wersji i nie potrzebna jest kopia dla wystawiającego. Faktura proforma nie jest dowodem księgowym i na jej podstawie nie przeprowadza się ewidencji. To znaczy, że faktura pro forma jest fakturą nie nabywającą uprawnień do odliczenia zawartego w niej podatku od towarów i usług. Z reguły jest ona wypisywana jeśli sprzedawca zażąda wcześniej należności, w związku z dostaniem kredytu bankowego albo po prostu dla udostępnienia informacji odbiorcy o wartości brutto wykonanej sprzedaży, rodzaju, ilości i cenie jednostkowej towaru, sumy naliczonego podatku od towarów i usług oraz terminu zapłaty. W przypadku ubiegania się o kredyt bankowy, faktura pro forma jest dokumentem wyznaczającym ilość wydatków, które osoba biorąca kredyt chce skredytować. Dane zawarte w fakturze pro forma są takie same jak w fakturze VAT. Jest ona także zabezpieczeniem dla dostawcy, ponieważ dostaje on należności finansowe przed wydaniem towarów. Niezależnie od wypisywania faktury pro forma, trzeba pamiętać o odpowiednim czasie wypisania faktury VAT. Fakturę VAT trzeba wystawić nie później niż siódmego dnia od daty wydania towarów albo wykonania usługi.