Właściciel działalności gospodarczej jest zobowiązany sporządzać w wyznaczonych terminach listę płac, która zawiera standardowe elementy wypłaty. Lista płac ma prawo zawierać składniki wynagrodzenia jednego zatrudnionego bądź kilku zatrudnionych. Jeśli lista płac obejmuje dane dotyczące kilku zatrudnionych, wtedy na każdej stronie należy umieścić podsumowanie poszczególnych kolumn. W ten sposób otrzymuje się kwotę do przeniesienia na kolejną stronę listy płac. Warto przypomnieć sobie przez stworzeniem listy płac, że wynagrodzenie podstawowe zawiera kilka elementów: dodatków do pensji, premii uznaniowej bądź premii regulaminowej. Jeśli pracownik nie dostaje dodatków, to wynagrodzenie podstawowe jest jedynym, odrębnym elementem wynagrodzenia. Wtedy suma musi być określona w umowie podpisanej między przełożonym a pracownikiem oraz nie powinna być ona mniejsza niż minimalne honorarium. Oprócz tego, trzeba dodać, że istnieją dwa rodzaje listy płac. Jedna mieści kolumnę związaną z zasiłkami z ubezpieczenia społecznego, a druga wersja jej nie obejmuje. Właściciel przedsiębiorstwa powinien wybrać wariant listy płac zależnie od liczby osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Liczbę osób zatrudnionych określa się na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Jeśli przedsiębiorca zatrudnia powyżej 20 osób na cały etat, to ustala prawo do zasiłków oraz ich wartość. To znaczy, że powinien wybrać listę płac z kolumną przeznaczoną do wypłat zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Z kolei jeśli właściciel firmy zatrudnia mniej niż 20 osób na cały etat, nie musi tworzyć listy płac z kolumną przeznaczoną na zasiłki chorobowe, macierzyńskie i opiekuńcze.