Faktura VAT jest dokumentem handlowym, dokumentującym transakcję gospodarczą, między sprzedawcą i nabywcą. Powinność stosowania faktur definiuje Ustawa z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, określana popularnie 'Ustawą o VAT'. Na uwadze mieć należy, iż fakturę trzeba wystawić najpóźniej z datą zaistnienia obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Reguły te nie odnoszą się do wystawiania faktur VAT w ramach dystrybucji energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wspomnianych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, gdy faktura VAT zawiera dokładne dane, którego okresu rozliczeniowego dotyczy. Do najchętniej wystawianych faktur zaliczyć można: Faktura VAT marża to dokument, stosowany przez tych, którzy uprawnieni są do regulowania podatku wg procedury marża. Procedurę ową stosują między innymi płatnicy świadczący usługi w zakresie turystyki jak również ci, którzy świadczą usługę dostawy towarów używanych. Według ustawy o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką musi uiścić nabywca usługi lub produktu, a ceną, jaką zapłacił płatnik towarów lub usług zakupując je od innych płatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem wiele bardziej uproszczonym, niż zwykła faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych: - kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, - cena jednostkowa netto, - stawka podatku, - wartość sprzedaży netto, - suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany towar lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Jeśli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna : Katalog stron - dane dotyczące zamówienia lub umowy, - dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży, - imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy, - numery NIP sprzedawcy i nabywcy, - stawkę podatku, - kwotę podatku, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' , - daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto, - kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, - datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury Płatnicy nie muszą wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują jedynie: - imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy, - dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży, - jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, - kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień, - numery NIP sprzedawcy i nabywcy, - adresy, - nazwę towaru lub usługi W przypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po wydaniu] towaru lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości towarów lub usług w tym przypadku, zmniejsza się o wartość otrzymanych części należności, z kolei kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed przekazaniem towaru lub wykonaniem usługi. W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą. Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców. Faktura pro forma mieści w sobie identyczne szczegóły, co faktura VAT, różni ją jedynie oznaczenie 'Faktura pro forma' zamiast 'Faktura VAT'. Na uwadze mieć, że faktura pro formy nie zwalnia płatnika z powinności wystawienia faktury na zasadach ogólnych, ponieważ sama nie przedstawia dowodu dokonania transakcji. Nie jest wobec tego w świetle ustawy dowodem księgowym, w związku z tym płatnik nie ma możliwości ujęcia jej w rejestrze zakupów, rejestrach VAT oraz w następstwie w deklaracjach VAT. W obrocie gospodarczym faktura pro forma pełni rolę swoistego typu oferty transakcji sprzedaży (towarów lub usług). Pełni ona rolę informacyjną, z racji tego, iż z jej pomocą sprzedawcy przedstawiają nabywcom kryteria umowy sprzedaży. Oznacza to strony kontrahentów, przedmiot sprzedaży, opłatę oraz termin uregulowania należności. Poza tym faktura pro forma może być uznana za świadectwo przyjęcia zlecenia, zaś dla osoby zamawiającej może być wezwaniem do wpłacenia przedpłaty przed wydaniem towaru albo świadczeniem usług.