Akronim KPiR mógłby być skrótem posiłków jedzonych przez Polaków w pierwsze dni tygodnia. Kwaśna Pomidorówka i Rosół - któż po niedzielnym rosole nie je pomidorówki w poniedziałek.... I znanym cytatem “kto nie pracuje, niech nie je” zgrabnie przejdziemy z tematu jedzenia do tematu pracy, czyli firmy, czyli przedsiębiorcy, czyli KPiR.

Co to jest Księga Przychodów i Rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów służy do bieżącej ewidencji operacji gospodarczych (przychodów i wydatków, kosztów) w celu ustalenia dochodu, od którego należy zapłacić podatek PIT, czyli do poprawnego rozliczenia się z urzędem skarbowym - przecież urząd musi znać wszystkie dochody… Dodatkowo, KPiR może być pomocna przy analizie przychodów i wydatków, jak się kształtowały w danym miesiącu, roku. Zawartość KPiR oraz sposób obliczania dochodu w następnym poście, a poniżej podstawowe informacje (rozpoczynające wpisy o KPiR).

Dla kogo KPiR?

KPiR to Księga Przychodów i Rozchodów, którą mogą stosować osoby prowadzące działalność gospodarczą opodatkowane liniowo, wg 19% lub na zasadach ogólnych, wg 18, 32% (dla ryczałtowców, zgodnie z nazwą - przeznaczona jest ewidencja ryczałtowa). KPiR to Księga (nie wiadomo, która obszerniejsza, czy ta, czy Biblia) przeznaczona dla uproszczonej księgowości, a zatem zobowiązane do niej są osoby:
  • prowadzące działalność gospodarczą indywidualnie, w formie spółki cywilnej, jawnej lub partnerskiej oraz gdy
  • przychody ze sprzedaży (netto, bez VAT) za poprzedni rok były niższe niż równowartość 2 mln euro w przeliczeniu na złotówki (według średniego kursu ogłaszanego przez NBP na dzień 1 października poprzedniego roku).
KPiR należy założyć na 1 stycznia danego roku lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. O założeniu Księgi trzeba powiadomić urząd (przecież urząd wszystko musi wiedzieć) w terminie 20 dni od jej założenia. Prowadzenie KPiR można także zlecić biurze rachunkowemu - potocznie nazywa się to księgowaniem. Ale o tym też trzeba urząd powiadomić (przecież urząd wszystko musi wiedzieć) w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem. Zawiadomienie o prowadzeniu księgi można złożyć osobiście, pocztą lub poprzez wpis aktualizacyjny do wniosku CEIDG.

Co należy ujmować w KPiR?

W KPiR należy zapisywać:
  • wszelkiego rodzaju przychody ze sprzedaży oraz pozostałe (np.zapłata odsetek przez dłużnika, przyznane odszkodowania),
  • zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami (np. koszty transportu, załadunku),
  • wynagrodzenia dla pracowników, zarówno w gotówce jak i w naturze (i nie chodzi tu o przekazanie gotówki w lesie, ale np. sfinansowanie wycieczki, może być do puszczy, i natura pozostanie),
  • pozostałe wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (np. opłaty za media, za lokal, wydatki na paliwo), które stanowią koszty uzyskania przychodu.
Kosztami - zapisywanymi w KPiR, a co za tym idzie, odliczonymi od dochodu, mogą być tylko takie wydatki, które zostały poniesione w związku z uzyskaniem przychodu (tak ładnie się mówi, że między przychodem a kosztem musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy). Kosztów, które nie mają nic wspólnego z przychodem (np. kupno tabletek przeciwbólowych, bo pracy dużo, a czasu mało) nie wolno zapisywać w KPiR. Podstawą do zapisów w KPiR są dowody księgowe, czyli:
  • faktury,
  • rachunki,
  • faktury zbiorcze na koniec dnia,
  • noty księgowe, dowody przesunięć,
  • raporty fiskalne
  • dowody opłat, dowody wewnętrzne.
Aby zapisy w KPiR oprzeć o wskazane powyżej dokumenty muszą one zawierać:
  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,
  • oznaczenie  numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Operacja gospodarcza, to sprzedaż lub zakup.

Jak prowadzić KPiR?

Prowadzić KPiR należy zgodnie z przepisami, czyli zgodnie z “Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów”. W Rozporządzeniu tym odnajdziemy wskazania, aby:
  • strony były kolejno ponumerowane,
  • księga oraz dowody dokumentujące przychody i wydatki znajdowały się w miejscu wykonywania działalności lub w siedzibie biura rachunkowego,
  • zapisy były w języku polskim, starannie i czytelnie,
  • zapisy były dokonywane na bieżąco, na koniec dnia. Jednakże gdy przedsiębiorca prowadzi ewidencję sprzedaży, wtedy może ujmować zapisy w PKPiR w porządku chronologicznym, w terminie do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
  • zapisy w księdze oddawały faktyczne zdarzenia - ma być prowadzona  w sposób rzetelny.
Księga Przychodów i Rozchodów może być prowadzona papierowo lub elektronicznie. W przypadku KPiR prowadzonych elektronicznie należy stosować program komputerowy umożliwiający bezzwłoczny wgląd w treść zapisów (przecież urząd wszystko musi wiedzieć) oraz wydrukowanie zapisanych danych w porządku chronologicznym. Dane powinny być przechowywane w taki sposób, aby zapobiec ich zniszczeniu. Nie ma obowiązku drukowania KPiR - jeśli prowadzi się ją elektronicznie w sposób powyższy. Prowadząc KPiR należy wraz z nią prowadzić dodatkowe ewidencje (przecież urząd wszystko musi wiedzieć), czyli:
  • ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  • ewidencję wyposażenia,
  • ewidencję przebiegu pojazdu - gdy korzystamy z samochodu;
  • imienne karty przychodów pracowników, listy płac – gdy zatrudniamy pracowników,
  • ewidencję sprzedaży – jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biurze rachunkowemu,
  • ewidencje VAT  - jeśli jesteśmy czynnymi podatnikami VAT,
  • dodatkowe ewidencje - gdy prowadzimy działalność kantorową lub lombardową

Jak długo trzymać KPiR?

KPiR należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku obliczonego na podstawie zapisów w KPiR. Czyli dla podatku płatnego do 30 kwietnia 2018 r. (który jest obliczany na podstawie Księgi dla przychodów i rozchodów z 2017) - Księgę należy przechowywać do końca 2023 r. Zobacz też: