Przede wszystkim należy pamiętać, iż PKPiR muszą prowadzić:
-
osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
-
spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 1 200 000 euro.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, do księgi należy wprowadzać takie operacje gospodarcze jak:
-
wszelkiego rodzaju przychody (przychody ze sprzedaży, a także pozostałe przychody),
-
zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami,
-
wszystkie pozostałe wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, w tym wynagrodzenia, zarówno w gotówce jak i w naturze.
Prowadzenie KPiR uwarunkowane jest wyborem formy opodatkowania przez przedsiębiorcę. Księgę muszą prowadzić podatnicy rozliczający się z podatku na zasadach ogólnych – według skali lub liniowo. Podatnicy rozliczający się na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej, nie mają obowiązku prowadzenia księgi podatkowej.
Zaletą prowadzenia księgi podatkowej jest możliwość odliczenia faktycznie poniesionych kosztów. W przeciwieństwie do ryczałtu, przy wysokich kosztach księga pozwala na możliwość uzyskania korzyści fiskalnych. Gdy wartość kosztów jest wysoka, pozwolą to stosownie obniżyć dochód podatnika a co za tym idzie, właściwy do zapłaty podatek dochodowy.
Obowiązek zgłoszenia prowadzenia KPiR
W sytuacji, gdy podatnik ma obowiązek prowadzenia KPiR, powinien on założyć taką księgę na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej lub na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego. O założeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy poinformować właściwego (ze względu na miejsce zamieszkania podatnika) naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do 20 dni od daty jej założenia. Zawiadomienie składają nie tylko nowi przedsiębiorcy, ale także ci, którzy korzystali wcześniej ze zryczałtowanych form opodatkowania, gdzie obowiązywała jedynie ewidencja przychodów. Przedsiębiorcy prowadzący dotychczas pełne księgi rachunkowe również muszą złożyć takie zawiadomienie.
W przypadku spółek (cywilnej, jawnej, partnerskiej) osób fizycznych zawiadomienie o prowadzeniu PKPiR powinni złożyć wszyscy wspólnicy. Zawiadomienie takie nie powinno być złożone do jednego urzędu skarbowego, ale do wszystkich właściwych ze względu na miejsce zamieszkania każdego wspólnika.
Budowa KPiR
Budowa księgi jest ściśle określona i wynika ze wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia PKPiR. Księga składa się z 16 kolumn o określonych zawartościach. Kolumny te ułożone są w ściśle określonej kolejności i każda ma swoje przeznaczenie. Poniżej opisana została dokładna charakterystyka poszczególnych kolumn.
-
Zawiera liczbę porządkową. Dozwolone jest prowadzenie numeracji ciągłej dla całego roku lub z podziałem na miesiące. Ponadto na podstawie tej numeracji opisuje się dowody księgowe stanowiące podstawę danego zapisu.
-
Data księgowania wydatku wynikająca z dokumentu, który jest podstawą wpisu. Zwykle jest to data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu, zestawienia sprzedaży.
-
Numer dowodu, na podstawie którego dokonujemy wpisu. W przypadku faktur wpisujemy nr zgodny z widniejącym na dokumencie zakupu czy też sprzedaży (czyli przyjęty przez daną jednostkę). Faktury sprzedażowe mogą mieć różny schemat numerowania, np. nr porządkowy/miesiąc/rok lub nr porządkowy/rok. Należy pamiętać, iż przyjęty schemat numerowania powinien obowiązywać przez cały rok podatkowy. Istotne jest również, aby numery na dokumentach sprzedażowych były nadawane kolejno bez przerw. Błędem jest bowiem sytuacja, w której jedna z faktur ma nr 3/2013 a kolejna 5/2013. Nie mogą więc powstawać luki.
-
Nazwa podmiotu gospodarczego, z którym przeprowadzana jest transakcja. W przypadku firmy - nazwa firmy, w przypadku osoby fizycznej - imię i nazwisko tej osoby. Kolumna ta może pozostać pusta w przypadku sprzedaży bezrachunkowej.
-
Adresy kontrahentów, z którymi prowadzone są transakcje kupna lub sprzedaży.
-
Opis zaistniałej operacji gospodarczej- konkretny rodzaj przychodu lub wydatku. Opis zdarzenia gospodarczego powinien odzwierciedlać istotę dokonanej transakcji np. zakup towarów, sprzedaż towarów, opłata za media.
-
Wartość przychodów ze sprzedaży towarów handlowych i usług.
-
Pozostałe przychody np. odsetki od lokat bankowych czy też dodatnie różnice kursowe lub przychody z odpłatnego zbycia majątku firmy.
-
Suma kwoty kolumny 7 i 8.
-
Obejmuje wartość zakupionych towarów handlowych i materiałów według ich cen zakupu. Towary to wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, materiały natomiast zużywane są jednorazowo w procesie technologicznym i całkowicie stają się częścią wytworzonego produktu.
-
Koszty uboczne związane z zakupem np. koszty transportu, załadunku czy ubezpieczenia towaru podczas transportu.
-
Wartość wypłaconych pracownikom wynagrodzeń brutto (w gotówce i w naturze). Dotyczy zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę (podstawa dokumentacji - lista płac) oraz wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (rachunek). Nie są tutaj ujmowane części wydatków ponoszone przez pracodawcę na ubezpieczenia społeczne pracowników (stanowią one pozostałe koszty - kolumna nr 13).
-
Pozostałe koszty, czyli te nie ujęte w kolumnie 11 i 12. Zaliczą się do nich m.in. wydatki za media, amortyzacja czy wydatki związane z eksploatacją auta prywatnego używanego dla celów prowadzonej działalności.
-
Łączne kwoty z kolumny 12 i 13.
-
Kolumna wolna, w której podatnik nie ma obowiązku dokonywania żadnych zapisów, może jednak wpisać tutaj inne zdarzenia gospodarcze nieprzyporządkowane do żadnej z pozostałych kolumn np. wartość remanentu.
-
Uwagi - kolumna ta pozwala na zamieszczanie informacji dodatkowych dotyczących wpisu w danym wierszu np. informacje o opakowaniach zwrotnych.
Kolumna 16 zamyka KPiR. Prowadzący księgę ma obowiązek dokonać jej podsumowania na koniec każdego miesiąca. Podsumowanie polega na podkreśleniu wszystkich wpisów za dany miesiąc oraz wyliczeniu sum poszczególnych kolumn. Warto jest również pod podsumowaniem danego miesiąca obliczyć sumę wpisów od początku roku do miesiąca poprzedzajacego rozliczany miesiąc a także sumę wpisów za cały rok (czyli z ujęciem miesiąca właśnie zamkniętego). Podsumowania te pomogą w wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc. Zaliczka ta wynika bowiem z przychodów i kosztów liczonych narastająco od początku roku podatkowego.
Forma prowadzenia KPiR
Rozporządzenie reguluje, iż księgę można prowadzić zarówno w postaci tradycyjnej - papierowej, jak i przy pomocy programów elektronicznych. Tradycyjna wersja jest na pewno bardziej czasochłonna i mniej estetyczna, w związku z czym przedsiębiorcy najczęściej korzystają z programów komputerowych.
Prowadzenie KPiR przy pomocy komputera jest możliwe, jeśli podatnik spełnia podstawowe warunki:
-
posiada instrukcję obsługi programu;
-
korzysta z programu, który umożliwia bezzwłoczny wgląd do zapisów w nim dokonywanych oraz pozwala na drukowanie danych z zachowaniem chronologii i wzoru księgi;
-
będzie przechowywał zapisane dane na magnetycznych nośnikach informacji chroniąc je przed zatarciem, do czasu ich wydruku.
Prowadzenie KPiR komputerowo nie zwalnia podatnika z obowiązku posiadania wersji papierowej księgi. Na koniec miesiąca, nie później niż do 20. dnia miesiąca następnego za miesiąc poprzedni, należy dokonać wydruku dokonanych zapisów. Wydruk powinien być zgodny ze wzorem księgi zawartym w Załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR. Po wydrukowaniu, podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.
Termin dokonywania zapisów w księdze
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów w księdze należy dokonywać na bieżąco, raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu. Istnieje możliwość dokonywania przez podatnika zapisów w porządku chronologicznym w terminie do 20-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli:
-
księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe;
-
w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży bezrachunkowej (w przypadku przedsiębiorstwa wielozakładowego); obowiązek prowadzenia tego rodzaju ewidencji nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży udokumentowanej wyłącznie fakturami VAT, rachunkami, fakturami korygującymi;
-
podatnik nie prowadzi ewidencji sprzedaży, ale ewidencjonuje ją za pomocą kasy fiskalnej albo dokonuje sprzedaży udokumentowanej wyłącznie fakturami.
Zasady prowadzenia księgi
Zgodnie z art. 11 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, podatnik jest zobowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Za rzetelną natomiast uznaje się księgę, w której dokonywane zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Ponadto, księgę uznaje się za rzetelną również, gdy:
-
niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub
-
brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
-
błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
-
podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub
-
błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada odpowiednie dowody księgowe.
Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Dowody te są podstawą zapisów w księdze - są to m.in. faktury, rachunki. Dowody muszą być oznaczone numerem lub umożliwiać w inny sposób powiązanie dowodu z zapisami dokonanymi w księdze. Wszelkiego rodzaju dowody księgowe powinny być sporządzone w języku polskim, a ich treść musi być pełna i zrozumiała. Dopuszcza się stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie wartość jest podana tylko i wyłącznie w walucie obcej, podatnik jest zobowiązany dokonać przeliczenia jej na walutę polską, po kursie obowiązującym w dniu poprzedzającym dokonanie operacji gospodarczej. Wszystkie dowody, na podstawie których dokonuje się zapisów w księdze, zostały szczegółowo opisane w art. 12 ust. 3 ww. rozporządzenia.
Ponadto, podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
Jeśli w księdze stwierdzono błędy, należy je poprawić poprzez:
-
skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
-
wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.
Przechowywanie Księgi Przychodów i Rozchodów
Rozporządzenie wskazuje, iż Księga Przychodów i Rozchodów oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy powinny być przechowywana w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba.
W przypadku, gdy podatnik powierzył prowadzenie KPiR biuru rachunkowemu, miejscem przechowywania księgi może być zarówno siedziba biura rachunkowego, jak i miejsce wykonywania działalności lub siedziba firmy - zależy to wyłącznie od podatnika. Gdy księga przechowywana będzie w biurze, podatnik zobowiązany jest do zgłoszenia tego faktu w ciągu 7 dni od zawarcia umowy z biurem rachunkowym do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania. Musi wskazać nazwę i adres biura oraz miejsce przechowywania księgi a także prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży. Ewidencję sprzedaży podatnik musi zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę tego przychodu. Z obowiązku prowadzenia ewidencji wyłączeni są podatnicy, którzy ewidencjonują obroty na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności za pomocą kas rejestrujących.
Jeśli podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe, księga musi znajdować się w każdym z zakładów. Podatnik może prowadzić wspólną księgę dla wszystkich oddziałów przedsiębiorstwa pod warunkiem, że w każdym zakładzie prowadzona będzie co najmniej ewidencja sprzedaży. Wówczas jedna wspólna księga powinna znajdować się w siedzibie firmy, a gdy taka nie istnieje księga może być przechowywana w jednym z zakładów.
Podsumowanie
Prowadzenie KPiR wymaga orientacji w przepisach podatkowych oraz systematyczności w zapisywaniu operacji gospodarczych. Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów wiąże się również z koniecznością gromadzenia wszystkich dokumentów księgowych oraz opisywania ich, jak również sprawdzania poprawności formalnej. Niezbędne jest właściwe dokumentowanie każdego wydatku, w przeciwnym wypadku nie zostanie on zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Nieprawidłowe prowadzenie KPiR grozi uznaniem jej przez organy kontrolujące za prowadzoną w sposób nierzetelny i/lub wadliwy, co jak nietrudno domyślić się, wiąże się z możliwością poniesienia kary.
