Zaliczka od osoby fizycznej a ewidencja na kasie fiskalnej

Otrzymanie zaliczki przez czynnego podatnika VAT powoduje konieczność prawidłowego udokumentowania tego zdarzenia. W przypadku sprzedaży na rzecz innej firmy wystawia się fakturę zaliczkową, natomiast powstaje pytanie jak zaewidencjonować otrzymanie zaliczki od osoby prywatnej? W artykule wyjaśniamy, jak udokumentować zdarzenie, kiedy wpływa zaliczka od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej!

Zaliczka od osoby fizycznej a obowiązek podatkowy VAT

Obowiązek podatkowy w VAT w większości przypadków powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, natomiast zgodnie z art. 19a. ust. 8 ustawy o VAT - jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. 

Przykład 1.

Pani Anastazja 01.07.2022 r. realizowała dla kontrahenta dużą dostawę towarów, na poczet której zażądała zaliczki. Dnia 26.06.2022 r. otrzymała zaliczkę od kontrahenta. Obowiązek podatkowy w VAT powstał 26.06.2022 r. w części przypadającej na otrzymaną zaliczkę oraz 01.07.2022 r. w części pozostałej, natomiast obowiązek podatkowy na gruncie PIT powstał 01.07.2022 r., z chwilą dokonania dostawy towarów.

Wyjątkiem od tej zasady są objęte usługi, w przypadku których otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT: 

• dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• usługi telekomunikacyjne,
• usługi związane z dostarczaniem oraz uzdatnianiem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych,
• najem, dzierżawa, leasing lub usługi o podobnym charakterze,
• ochrona osób oraz usługi ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stała obsługa prawna i biurowa,
• dystrybucja energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Oznacza to, że czynny podatnik VAT ma obowiązek odpowiednio udokumentować otrzymaną zaliczkę oraz wykazać podatek VAT należny od otrzymanej kwoty przedpłaty.

Należy pamiętać o tym, że otrzymana zaliczka powoduje konsekwencje tylko na gruncie podatku od towarów i usług.

Zaliczka od osoby fizycznej a ewidencja na kasie fiskalnej

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej i ujęta zbiorczym zapisem w JPK V7 z oznaczeniem “RO”. W niektórych przypadkach przedsiębiorca ma możliwość korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Otrzymana zaliczka od osoby fizycznej powoduje konieczność zaewidencjonowania tego faktu na kasie fiskalnej. W związku z tym, że obowiązek podatkowy na gruncie VAT powstaje w dacie otrzymania zaliczki, a obowiązek podatkowy na gruncie PIT w dacie dokonania dostawy lub wykonania usługi podatnik księgując raport okresowy z kasy fiskalnej nie powinien zapomnieć o wyksięgowaniu przychodu z otrzymanej przedpłaty, a po dokonaniu dostawy lub wykonaniu usługi, której dotyczyła ta przedpłata winien pamiętać o wykazaniu przychodu na cele podatku dochodowego.

Zaliczka od osoby fizycznej a późniejsza rejestracja na kasie fiskalnej

Co do zasady w przypadku otrzymania przedpłaty należy zaewidencjonować ją niezwłocznie na kasie fiskalnej, ponieważ wtedy powstaje obowiązek podatkowy na gruncie VAT. Warto zastanowić się, co w sytuacji, gdy zaliczka od osoby fizycznej zostanie pominięta i nabita na kasę fiskalną w późniejszym okresie lub zaliczka wpłynie na konto na przełomie miesiąca, a przedsiębiorca nie zdąży zaewidencjonować tego zdarzenia w miesiącu jej otrzymania? Kasy fiskalne nie dopuszczają możliwości ewidencjonowania z datą wsteczną, dlatego księgując raport fiskalny trzeba mieć na uwadze fakt, że taką zaliczkę należy ująć w rejestrze sprzedaży VAT za miesiąc, którego faktycznie dotyczyła pomimo, że ze zbiorczego raportu fiskalnego może wynikać inaczej.

Przykład 2.

Dnia 31.05.2022 r. na konto bankowe przedsiębiorcy wpłynęła zaliczka od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca zauważył ten wpływ 07.06.2022 r. Co powinien zrobić w takiej sytuacji?

Przedsiębiorca powinien jak najszybciej zaewidencjonować fakt otrzymania zaliczki na kasie fiskalnej, czyli 7.06.2022 r. Następnie mając na uwadze, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą otrzymania zaliczki powinien powiększyć wartość księgowanego łącznego raportu okresowego za maj o wartość otrzymanej zaliczki oraz pamiętać o pomniejszeniu raportu za czerwiec o zaliczkę, która dotyczyła maja.

Zaliczka od osoby fizycznej w KPiR w dacie wpływu

Zgodnie z art. 14. ust. 1j ustawy o PIT istnieje możliwość zastosowania uproszczenia, które pozwala uznać moment wpłaty zaliczki również za moment powstania obowiązku podatkowego na gruncie PIT. Takie rozwiązanie pozwala znacząco uprościć prowadzone ewidencje i ogranicza ryzyko błędu związanego z niewykazaniem przychodu na gruncie PIT. Warunkiem skorzystania z uproszczenia jest stosowanie go przez cały rok podatkowy. O wyborze zastosowania uproszczenia należy poinformować urząd skarbowy w zeznaniu rocznym, w przypadku spółki osobowej o stosowaniu tej metody informują wszyscy wspólnicy.

Każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna być niezwłocznie zaewidencjonowana na kasie fiskalnej. W przypadku zaliczek jest to szczególnie ważne, ponieważ determinują one moment powstania obowiązku podatkowego na gruncie VAT, dlatego warto mieć na uwadze, aby wykazać je w JPK V7 w odpowiednim okresie.