netzwerkLista płac stanowi dokument księgowy potwierdzający naliczenie pensji dla pracowników wraz ze wszystkimi uiszczonymi obowiązkowymi składkami finansowanymi zarówno przez zatrudnionego, jak i przez pracodawcę. Prawidłowa lista płac upraszcza prawidłowe sporządzenie deklaracji do ZUS lub urzędu skarbowego. Listę płac sporządza się w oparciu o inne dokumenty, m.in. umowy o pracę, ewidencji czasu pracy czy wiadomości o przydzielonych składnikach dodatkowych. Poprawnie przygotowana lista płac powinna zawierać następuje elementy:
  • nazwę pracodawcy,
  • miesiąc i rok, którego dotyczy,
  • dzień każdego miesiąca, w którym ustala się wypłatę wynagrodzenia - ma on istotny wpływ na wyznaczenie poprawnej daty rozliczenia składek ZUS oraz podatku,
  • datę sporządzenia listy płac,
  • znaczenie lub nazwę listy płac (może to być numer np. lista płac nr 5/2011 albo opis słowny np. lista płac Administracja maj 2011 r.), podpisy osób sporządzających listę płac, wszystkie części składowe wynagrodzeń, naliczenia składek,podatku i innych potrąceń - na liście płac winny być wyszczególnione wszystkie części składowe wypłaty (nie zaleca się, by na liście płac widniaływyłącznie sumy wypłaty w tzw. sumie brutto),
  • podpis i data zatrudnionego wówczas gdy honorarium jest wypłacane osobiście. Pracodawca ma możliwość w taki sposób ochronić się przed ewentualnymi sporami dotyczącymi terminowości wypłat pensji.
Błędem jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy te powinny być rozliczane na osobnej liście wypłat. Musimy mieć na uwadze, że w chwili kontroli, PIP może zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych umieszczonych razem na liście z wynagrodzeniami wynikających z umowy o pracę.