Ekwiwalent za urlop, to rekompensata pieniężna za niewykorzystany urlop. Inaczej mówiąc, to należna pracownikowi zapłata, gdy nie zdążył on lub nie miał możliwości wykorzystania przysługującego urlopu. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje na mocy art. 171-173 kodeksu pracy. Natomiast jak obliczać ekwiwalent za urlop - w drodze rozporządzenia ustalił Minister Pracy i Polityki Socjalnej. Ministerstwo zniesiono (a właściwie zastąpiono Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, a później Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej - co rząd to inny Minister…), a rozporządzenie zostało…Zajrzyjmy więc do niego, jak obliczać ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Zaglądamy do Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop i co widzimy? Czarne litery i czarną magię¹... już sam tytuł napawa zgrozą... a co dopiero treść… Ale się nie poddajemy i tłumaczymy! Aby poprawnie obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop potrzebny jest współczynnik ekwiwalentu, zwany zamiennie współczynnikiem urlopowym. Współczynnik urlopowy, to średnia liczba dni roboczych w miesiącu w danym roku.

Krok 1 - współczynnik urlopowy

Współczynnik urlopowy określa się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy - a oblicza się go odejmując od liczby dni w danym roku, dni wolne (niedziele, święta, soboty). Współczynnik na rok 2017 wynosi: 365 - 115 (dni wolne w 2017) = 251. Otrzymany wynik należy podzielić przez 12. Współczynnik ekwiwalentu na rok 2017 wynosi: 251/12 = 20,83.

Krok 2 - ekwiwalent za jeden dzień urlopu

Następnym krokiem jest obliczenie ekwiwalentu za jeden dzień urlopu. W tym celu należy podzielić miesięczne wynagrodzenie przez współczynnik urlopowy. A otrzymany wynik podzielić przez dzienny czas pracy (zwykle, to 8 godzin). Gdy praca ustaje w trakcie miesiąca, to dla wyliczeń należy przyjąć pełne miesięczne wynagrodzenie. Gdy wynagrodzenie zawiera zmienne składniki (premie, prowizje), to dla wyliczeń należy przyjąć średnie miesięczne wynagrodzenie z trzech poprzednich miesięcy. Gdy wypłaty zmiennych składników wynagrodzenia następowały za okresy dłuższe niż miesiąc, wtedy dla wyliczenia ekwiwalentu przyjmuje się średnie miesięczne wynagrodzenie z 12 poprzednich miesięcy.

Krok 3 - kwota ekwiwalentu do wypłacenia

Ostatnim etapem jest pomnożenie otrzymanego wyniku w kroku 2 przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Przykład. Pani Mirella  zakończyła pracę 31.07.2017r.  Z przysługującego jej 26-dniowego urlopu wypoczynkowego wykorzystała 14 dni. Stała miesięczna kwota wynagrodzenia p.Mirelli, to 2000 zł. Jaka kwota ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje p. Mirelli?
  1. Obliczanie wysokości ekwiwalentu rozpoczniemy od ustalenia współczynnika urlopowego - już wiemy, że na rok 2017 wynosi on 20,83.
  2. Następnie obliczamy ekwiwalent za jeden dzień urlopu:
    • a. dzielimy miesięczne wynagrodzenie przez współczynnik (2000/20,83 = 96,02),
    • b. wynik z pkt.a dzielimy przez dzienny czas pracy (96,02/8 = 12 zł).
  3. Na końcu mnożymy wynik z pkt.b przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu:
    • a. p. Mirelli zostało 12 dni niewykorzystanego urlopu, co daje 12*8 = 96 godzin,
    • b. 96*12=1152 zł.
Pani Mirella powinna dostać 1152 zł jako ekwiwalent za urlop niewykorzystany.

Ekwiwalent za urlop dla pracownika zatrudnionego na część etatu

Gdy pracownik jest zatrudniony na część etatu, to współczynnik urlopowy oblicza się proporcjonalnie do etatu:
  • ¼ etatu - współczynnik wynosi: 20,83:4 = 5,21,
  • ⅓ etatu - współczynnik wynosi: 20,83:3 = 6,94,
  • ½ etatu - współczynnik wynosi: 20,83:2 = 10,42,
  • ¾ etatu - współczynnik wynosi 20,83*0,75 = 15,62,
Dalsze obliczenia należy wykonać wg sposobu opisanego powyżej. 1)  Z tą czarną magią to trochę przesadziliśmy - ale to tak, aby nadać tekście dramatyzmu.