Księga przychodów i rozchodów jest najpowszechniejszym dokumentem służącym do ewidencji operacji gospodarczych w formie uproszczonej. Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów jest Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 26 sierpnia 2003 r.
Jak zbudowana jest księga przychodów i rozchodów?
Budowę księgi przychodów i rozchodów określa załącznik nr 1 do wyżej wymienionego rozporządzenia. Księga powinna składać się z 17 kolumn. Kolumna:
- Przeznaczona jest do wpisywania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu, np. fakturę,
- Zawiera datę księgowania operacji wynikającej z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania wpisu, np. data poniesienia wydatku, otrzymania towaru, uzyskania przychodu czy data zestawienia sprzedaży,
- Ujmuje numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisy dokonywane są na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży należy wpisywać numer dziennego zestawienia faktur. Wszelkie numery księgowe muszą zachować chronologię i posiadać kolejne numery,
- Uwzględnia imię i nazwisko (nazwa firmy) kontrahenta,
- Przeznaczona jest do wpisania adresu kontrahenta (dostawcy lub odbiorcy),
- Zawiera rodzaj przychodów lub wydatków. Opis ten powinien zwięźle oddawać istotę zdarzenia gospodarczego, np. wypłata wynagrodzeń za miesiąc styczeń, usługa transportowa,
- Uwzględnia przychody ze sprzedaży towarów handlowych i usług,
- Zawiera pozostałe przychody, np. przychody z odpłatnego zbycia środków trwałych, odsetki od lokat bankowych,
- Ujmuje sumę kwot przychodów zewidencjonowanych w kolumnach 7 i 8,
- Obejmuje zakup materiałów i towarów handlowych według cen zakupu.
- Zawiera koszty uboczne związane z zakupem, np. koszty transportu, ubezpieczenia w drodze, załadunku czy wyładunku.
- Obejmuje wartość wypłaconych pracownikom wynagrodzeń brutto (w gotówce i w naturze). W tej kolumnie ujmuje się również wynagrodzenia wypłacone osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.
- Zawiera pozostałe koszty, które nie zostały ujęte w kolumnach 10-12, np. czynsz za lokal, opłata za telefon, amortyzacja środków trwałych, koszty remontów.
- Ujmuje sumę kwot z kolumn 12 i 13.
- Kolumna wolna. Podatnik może wpisywać inne operacje gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13 oraz wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).
- Należy wpisać koszty działalności badawczo-rozwojowej o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty.
- Wpisuje się uwagi odnośnie zapisów w kolumnach 2-16. W kolumnie tej można również wpisywać pobrane zaliczki.
Ważne jest aby każdy zapis był prawidłowo udokumentowany. Osoby prowadzące Księgę Przychodów i Rozchodów muszą pamiętać o tym, że po zakończeniu miesiąca wpisy dotyczące danego miesiąca należy podkreślić a każdą z kolumn zsumować poprzez dodawanie poszczególnych wartości wierszy.
Kto zobowiązany jest do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zobowiązane są:
- spółki cywilne, spółki jawne, spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 1 200 000 euro,
- osoby fizyczne osiągające przychód z pozarolniczej działalności, które jako formę opodatkowania wybrały zasady ogólne (skalę podatkową) lub podatek liniowy.
Zgodnie z art. 10 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR, podatnicy są zobowiązani założyć księgę, a w razie prowadzenia ewidencji sprzedaży również ewidencję, na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej w ciągu roku podatkowego.
Podatnik rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej lub który w poprzednim roku podatkowym korzystał ze zryczałtowanego opodatkowania albo prowadził księgi rachunkowe, zobowiązany jest zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi w terminie 20 dni od jej założenia.
W przypadku spółki cywilnej, jawnej lub partnerskiej zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego wspólnika.
Jak często dokonuje się zapisów w księdze przychodów i rozchodów?
Aby wyeliminować zaległości zapisy w księdze przychodów i rozchodów powinno dokonywać się na bieżąco (w każdym dniu), najpóźniej przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jeśli podatnik nie ewidencjonuje wpisów na bieżąco, zobowiązany jest dokonać wpisów do 20 dnia kolejnego miesiąca. Możliwość ta przewidziana jest dla podatników, którzy rozliczani są przez biuro rachunkowe. Termin ten związany jest z koniecznością zapłaty zaliczki za dany okres rozliczeniowy oraz jest dniem do którego przedsiębiorca prowadzący zapisy w programie komputerowym powinien wydrukować księgę za dany miesiąc.
Zobacz też:
