Faktura VAT jest powszechnym dokumentem potwierdzającym sformalizowanie transakcji. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jakie podstawowe elementy powinna zawierać faktura VAT  i co zmieniło się w wystawianiu faktur po wejściu Polski do UE!

Faktura jest dokumentem wystawianym przez przedsiębiorcę w celu udokumentowania danej transakcji. Powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach (po jednym dla sprzedającego i kupującego). Wystawanie faktury jest obowiązkowe jeżeli drugą stroną transakcji jest firma. W przypadku osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, fakturę należy wystawić na żądanie nabywcy.

Faktura VAT - podstawowe elementy

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług faktura powinna zawierać:

  1. datę wystawienia,
  2. kolejny numer nadany w ramach serii, który w sposób czytelny i jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej pod którym otrzymał towary lub usługi,
  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile data ta jest określona i różna od daty wystawienia faktury,
  7. nazwę/rodzaj towaru lub usługi,
  8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  10. kwoty opustów lub obniżek cen (o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto),
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  12. stawkę podatku,
  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  15. kwotę należności ogółem.

Dodatkowo na dokumencie sprzedaży można uwzględnić:

  • termin i sposób płatności, np. gotówka, przelew,
  • uwagi do dokumentu.

Z dokumentem, z którym mamy do czynienia decydują dane jakie zostały na nim zawarte a nie jego nazwa. Dlatego faktura zawierająca niepełne dane w świetle prawa nie jest fakturą, a co za tym idzie - odbiorca nie będzie mógł na jej podstawie odliczyć podatku.

Dodatkowe elementy określone w ustawie o podatku od towarów i usług

W przypadku, gdy faktura dokumentuje inny rodzaj transakcji lub wystawiona jest przez inną grupę podatników należy na niej zawrzeć uzupełniające oznaczenia. Dodatkowymi elementami określonymi w ustawie o VAT przykładowo są:

  1. sformułowanie metoda kasowa jest niezbędne, gdy obowiązek podatkowy rodzi się w chwili pobrania całości lub części zapłaty, a nie jak przy zasadach ogólnych w momencie dostawy towaru lub wykonania usługi. W związku z tym określenie to powinno znajdować się również na fakturze VAT, którą wystawia tzw. mały podatnik stosujący metodę kasową rozliczania VAT,
  2. wyraz samofakturowanie występuje w przypadku, gdy nabywca sam wystawia fakturę. Konieczne jest wtedy spisanie umowy ze sprzedawcą w celu upoważnienia nabywcy do wystawienia faktury VAT,
  3. faktura VAT marża wystawiana jest wtedy, gdy podstawą opodatkowania jest marża (różnica między kwotą sprzedaży a kwotą nabycia). Podatnik stosujący opodatkowanie na zasadzie marży powinien na fakturze umieścić dodatkowe frazy odpowiadające dokonywanej czynności, np.  procedura marży dla biur podróży czy procedura marży - towary używane,
  4. sformułowanie odwrotne obciążenie gdy następuje przerzucenie obowiązku rozliczania podatku VAT ze sprzedawcy na nabywcę. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów  i usług mechanizm odwrotnego obciążenia odnosi się do sprzedaży towarów wymienionych w załączniku 11,
  5. faktura VAT RR jest dokumentem potwierdzającym nabycie produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. Do jej wystawienia zobowiązany jest nabywca (zarejestrowany jako czynny podatnik VAT).

Podpis na fakturze sprzedaży

W obiegu funkcjonują zarówno podpisane, jak i niepodpisane faktury, co może wzbudzać wątpliwości u niektórych przedsiębiorców. Wraz z przystąpieniem naszego kraju do Unii Europejskiej i ujednoliceniem krajowych przepisów z przepisami wspólnotowymi, Polska zniosła obowiązek posiadania podpisów sprzedawcy i nabywcy oraz pieczątek firmowych na fakturze.  Zgodnie z tym faktura bez podpisów jest pełnoprawnym dokumentem księgowym.