Dowód księgowy jako udokumentowanie operacji gospodarczych w księdze przychodów i rozchodów

Dowód księgowy jest podstawą zapisów księgowych. Odzwierciedla konkretną sytuację gospodarczą, która zaistniała w danej jednostce. Przeczytaj artykuł i sprawdź co zaliczamy do dowodów księgowych, jakie elementy muszą zawierać dowody księgowe oraz jak prawidłowo ewidencjonować przychody z kasy fiskalnej.

Dowód księgowy - co do niego zaliczamy?

Dowód księgowy najczęściej występujący w praktyce to faktura, faktura VAT RR, rachunek i dokument celny. Jednak występują również sytuacje w których nabywca nie dostaje faktury czy rachunku potwierdzającego zakup towaru. W tym przypadku odpowiednim dokumentem dla celów podatkowych będzie umowa sporządzona między sprzedawcą a nabywców.

Dowody księgowe dzielą się na:

• dowody źródłowe obce, które przedsiębiorca otrzymuje od swoich dostawców, np. za zakup materiałów,
• dowody własne zewnętrzne, wystawiane dla kontrahentów i wydawane w oryginale,
• dowody wewnętrzne, rejestrujące zdarzenia gospodarcze zachodzące wewnątrz przedsiębiorstwa,
• dowody zbiorcze, wykorzystywane do sumarycznego księgowania zbioru dowodów księgowych,
• dowody korygujące wcześniejsze błędne zapisy,
• dowody rozliczeniowe, sporządzane gdy zaistnieje potrzeba dokonania zapisów według nowych kryteriów klasyfikacji, np. sprzedawanych towarów.

Najczęściej spotykane dowody księgowe

Do najczęściej spotykanych dowodów księgowych zalicza się:

• faktury VAT,

• noty księgowe, które są dokumentem często stosowanym między kontrahentami. Wystawiane są w przypadku: obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań, obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy, uznania dłużnika kwotą umorzonego długu, udokumentowania zażądania wpłaty odszkodowania od ubezpieczyciela, pomyłek w wystawionych wcześniej dowodach księgowych,
• dowody przesunięć,
• dowody opłat pocztowych i bankowych,
• dowody wewnętrzne,
• paragony lub dowody kasowe.

Co musi zawierać dowód księgowy?

Dowód księgowy na podstawie którego stwierdza się dokonanie operacji gospodarczej musi zawierać:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adres) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dany dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dotyczy - jeżeli data dokonania operacji gospodarczej jest taka sama jak data wystawienia dowodu, wystarczy podać jedną datę,
• przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość oraz liczbowe określenie (jeżeli jest to możliwe),
• podpis osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Wymienione dowody muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiać powiązanie tych dowodów z zapisami księgowymi dokonanymi w księdze. Dowód księgowy powinien być wystawiony w języku polskim. Otrzymane dowody źródłowe w innym języku nie muszą być przetłumaczone. Konieczność przetłumaczenia wystąpi wówczas gdy zażądają tego władze skarbowe lub biegli rewidenci. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik jest zobowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym.

Dobowe i miesięczne raporty z kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy, którzy posiadają kasę fiskalną zobowiązani są do sporządzania dobowych lub  miesięcznych raportów sprzedaży. Raporty dobowe należy sporządzać po zakończeniu sprzedaży w danym dniu. Możliwe jest sporządzenie takiego raportu w kolejnym dniu jednak przed rozpoczęciem kolejnej sprzedaży. Raporty miesięczne przygotowuje się po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca. Dopuszczalne jest tak jak w przypadku raportów dobowych, sporządzenie w następnym dniu przed pierwszą sprzedażą.

Raport fiskalny zawiera dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku VAT należnego dobowego lub miesięcznego.

Ewidencja przychodów z kasy fiskalnej w księdze przychodów i rozchodów

Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub opodatkowani podatkiem liniowym dokonują zapisów przychodów z kasy fiskalnej w księdze przychodów i rozchodów.

Raporty dobowe ujmuje się pod datą, której dotyczą i zapisuje się je w kolumnie 7 - sprzedaż towarów i usług. Jeżeli podatnicy korzystają z opcji raportów miesięcznych dokonują zapisów na koniec każdego miesiąca. Dane z raportów miesięcznych należy pomniejszać, np. o kwoty zwrotów. Dlatego też należy prowadzić dwie dodatkowe ewidencje:

• zwrotów
• oczywistych pomyłek.

Ewidencja przychodów z kasy fiskalnej na ryczałcie

W przypadku podatników rozliczających się na zasadach ryczałtu ważne jest sprzedaż była zaksięgowana w ewidencji przychodów według właściwej stawki ryczałtu. Jest to ważne szczególnie w przypadku gdy podatników obowiązują różne stawki ryczałtu. Przedsiębiorcy również mają możliwość wyboru rozliczania na podstawie raportów dobowych lub miesięcznych oraz obowiązek prowadzenia ewidencji zwrotów i ewidencji oczywistych pomyłek.