Slider2-946x483W praktyce gospodarczej często zdarza się tak, że faktura dociera do przedsiębiorcy z dużym opóźnieniem. Najwięcej trudności może rodzić sytuacja, kiedy to spóźniony dokument trafia do firmy już po zakończeniu roku podatkowego, w którym powinien zostać ujęty. Jak należy postąpić w tej sytuacji? Sprawdźmy.

Kiedy ująć wydatek w kosztach podatkowych?

Główna zasada ewidencjonowania wydatków mówi, że koszty mogą być potrącone (a więc ujęte w KPiR) wyłącznie w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Oznacza to, że przedsiębiorcy powinni księgować poniesione wydatki pod datą wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w KPiR.

Uwaga!

Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wydatki, które:

  • łączy nierozerwalny (pośredni lub bezpośredni) związek z uzyskanym przychodem,
  • nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT,
  • zostały właściwie udokumentowane.

W sytuacji gdy faktura wpłynie z opóźnieniem, ale jeszcze w trakcie trwania roku podatkowego, wówczas koszt może zostać zewidencjonowany w KPiR w okresie otrzymania dokumentu (wyjątek: zakup towarów handlowych).

Faktura z poprzedniego roku - jak księgować?

Nieco bardziej skomplikowane jest księgowanie faktury z poprzedniego roku podatkowego. Jeżeli bowiem dokument dotrze w kolejnym roku podatkowym, wówczas konieczne jest cofnięcie się do ostatniego okresu rozliczeniowego w roku, którego koszt dotyczy.

Ponieważ dokumenty księgowe powinny być ponumerowane zgodnie z numeracją nadaną przez KPiR, w tym wypadku najlepiej jest ująć spóźnione faktury pod datą 31 grudnia poprzedniego roku (uniknie się w ten sposób konieczności przenumerowania wszystkich dokumentów zewidencjonowanych po dniu, w którym została wystawiona faktura).

Szczególną uwagę należy zwrócić na dokumenty, które swoim zasięgiem obejmują wydatki poniesione na przełomie roku podatkowego - konieczne jest wówczas odpowiednie podzielenie wydatku na lata podatkowe, których dotyczy.

Faktury z poprzedniego roku podatkowego a deklaracja roczna

Przez wzgląd na fakt, iż bardzo często faktury docierają do podatników z opóźnieniem, ci ostatni mają aż cztery miesiące na złożenie rocznej deklaracji (do 30 kwietnia). W takiej sytuacji mogą oni swobodnie doksięgować wydatki do poprzedniego roku podatkowego, bez żadnych dodatkowych obowiązków. Jeżeli natomiast spóźniona faktura dotrze do przedsiębiorcy już po złożeniu przez niego deklaracji rocznej, konieczne jest dokonanie korekty zeznania.

Wiesz, że możesz nie płacić grudniowej zaliczki na podatek dochodowy?