Kto musi prowadzić KPiR

Księga przychodów i rozchodów jest urządzeniem, który służy do bieżącego ewidencjonowania operacji gospodarczych, w uproszczonej formie.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, do jej prowadzenia zobowiązane są:

osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą,
spółki cywilne, jawne i partnerskie, których właścicielami są osoby fizyczne, jeśli osiągnięte przez nie przychody netto ze sprzedaży w danym roku podatkowym nie przekroczyły równowartości 1.200.000 euro (dla 2013 r. limit przychodów wynosi 4.936.560 zł).

Dodatkowo obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy:

armatorów zdefiniowanych na podstawie Ustawy o podatku tonażowym,
osób wykonujących działalność gospodarczą w formie agencji i umów zlecenia,
osób duchownych, które same zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego,
osób zajmujących się działami produkcji rolnej, jeżeli zgłoszą one zamiar prowadzenia tej księgi.

KPiR nie mogą natomiast prowadzić spółki cywilne i spółki jawne osób prawnych, na których spoczywa obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Należy pamiętać, iż nawet jednorazowy wysoki przychód może spowodować konieczność przejścia na pełne księgi. Wówczas będzie istniała możliwość powrotu do KPiR, ale dopiero od kolejno następującego roku podatkowego, jeżeli za mijający rok osiągnięto przychody poniżej granicy limitu.

Jeśli przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia KPiR, jej założenia powinien dokonać w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej lub na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego. O założeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy poinformować właściwego naczelnika urzędu skarbowego - właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Zawiadomienia takiego należy dokonać terminie do 20 dni od daty jej założenia. Składają je nie tylko nowi przedsiębiorcy, ale także ci, którzy korzystali wcześniej z innych form opodatkowania - czy to z ryczałtu ewidencjonowanego czy pełnych ksiąg rachunkowych.

W przypadku spółek (cywilnej, jawnej, partnerskiej) osób fizycznych zawiadomienie o prowadzeniu PKPiR powinni złożyć wszyscy wspólnicy. Zawiadomienie takie nie powinno być złożone do jednego urzędu skarbowego, ale do wszystkich właściwych ze względu na miejsce zamieszkania każdego wspólnika.

Zawiadomienie o zaprowadzeniu księgi podatkowej, musi być sporządzone na piśmie, nie ma jednak określonych zasad, co do jego formy. Składając zawiadomienie należy:

podać dane identyfikacyjne podatnika;
sporządzić je w dwóch egzemplarzach – jedno zostaje u podatnika, drugie należy dostarczyć do urzędu skarbowego;
uzyskać potwierdzenie z urzędu skarbowego o wpływie zawiadomienia.

Ponadto, oprócz KPiR, podatnicy zobowiązani są do prowadzenia: