Rozliczanie przychodów w KPiR

Zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychód powstaje w momencie faktycznego dokonania sprzedaży, nie później niż w dniu wystawienia faktury. Należy przy tym pamiętać iż na wystawienie faktury przedsiębiorca ma 7 dni od dokonania sprzedaży. Oznacza to, że jeżeli data sprzedaży będzie wcześniejsza od daty wystawienia faktury, to przychód w KPiR powinien zostać ujęty zgodnie z datą sprzedaży a nie wystawienia.

Przychody mogą powstawać w przedsiębiorstwie z kilku różnych źródeł. Rozróżnia się:

przychody z działalności podstawowej,
pozostałe przychody - zalicza się tutaj m.in. przychody z odpłatnego zbycia składników majątku, dotacje, subwencje, dopłaty, odsetki.

Przychody z działalności podstawowej

Przychody te dotyczą korzyści uzyskiwanych z podstawowej, operacyjnej działalności przedsiębiorstwa. Są to przychody ze sprzedaży towarów lub usług, w zależności od tego, czym dokładnie zajmuje się dana firma. Charakter prowadzonej działalności przedsiębiorca powinien określić przy jej zakładaniu, posługując się Polską Klasyfikacją Działalności (PKD). Wypełniając wniosek rejestracyjny CEIDG-1 należy wskazać, jaki będzie przedmiot działalności. zakładanej firmy. W KPiR. uzyskane przychody z podstawowej działalności gospodarczej wpisuje się je do kolumny 7 - “Przychody ze sprzedaży towarów i usług”.

Pozostałe przychody

Przychody pozostałe nie są związane z podstawową działalnością przedsiębiorstwa. Do przychodów tych zalicza się korzyści osiągnięte w związku z funkcjonowaniem firmy na rynku. Do tej kategorii przychodów zaliczyć można m.in. odsetki od zainwestowanego kapitału oraz naliczone i otrzymane odsetki z tytułu nieterminowego regulowania należności przez kontrahentów. Do kategorii tej zalicza się także dodatnie różnice kursowe. Różnice te występują często u podmiotów prowadzących transakcje zagraniczne. Pozostałe przychody to także przychody z tytułu odpłatnego zbycia majątku firmy np. nieużywanych środków trwałych. Pozostałe przychody ujmuje się w kolumnie 8 KPiR.

Podatnicy borykają się często z problemem, czy do pozostałych przychodów powinno zaliczać się takie wpływy środków pieniężnych jak dotacje, subwencje czy dopłaty. Dofinansowania te najczęściej otrzymywane są przez przedsiębiorstwa na rozwój, założenie nowej firmy lub utworzenie nowego stanowiska pracy. Ustawa o PIT jasno wyjaśnia tę sprawę.

Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ww. ustawy, przychodem z działalności gospodarczej są także dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a–22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.

Ustawa reguluje również, które wpływy stanowią przychód, lecz zwolniony z opodatkowania. Zgodnie z art. 21 są to:

a) dochody otrzymane przez podatnika, jeżeli:

pochodzą od rządów państw obcych, organizacji międzynarodowych lub międzynarodowych instytucji finansowych ze środków bezzwrotnej pomocy, w tym ze środków programów ramowych badań, rozwoju technicznego i prezentacji Unii Europejskiej i z programów NATO, przyznanych na podstawie jednostronnej deklaracji lub umów zawartych z tymi państwami, organizacjami lub instytucjami przez Radę Ministrów, właściwego ministra, agencje rządowe lub agencje wykonawcze, w tym również w przypadkach gdy przekazanie tych środków jest dokonywane za pośrednictwem podmiotu upoważnionego do rozdzielania środków bezzwrotnej pomocy oraz

podatnik bezpośrednio realizuje cel programu finansowanego z bezzwrotnej pomocy; zwolnienie nie ma zastosowania do dochodów osób fizycznych, którym podatnik bezpośrednio realizujący cel programu zleca — bez względu na rodzaj umowy — wykonanie określonych czynności w związku z realizowanym przez niego programem,

b) jednorazowe środki przyznane bezrobotnemu na podjęcie działalności, o których mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,

c) dotacje, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, otrzymane z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego,

d) płatności na realizację projektów w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, otrzymane z Banku Gospodarstwa Krajowego, z wyłączeniem płatności otrzymanych przez wykonawców,

e) środki finansowe otrzymane przez uczestnika projektu jako pomoc udzielona w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146).

Zgodnie z powyższym, przychody z dotacji, które są zwolnione z opodatkowania nie muszą być ujmowane w KPiR. Istnieją jednak również przekonania, iż przychód ten należy wykazać, lecz powinno się w kolumnie 16 uwagi dopisać, że nie jest on opodatkowany podatkiem dochodowym i przy wyliczaniu zaliczki jak i przy wyliczaniu dochodu końcowego nie powinien być sumowany z pozostałymi przychodami.

Problem, co do ich kwalifikowania, stanowią także naliczone odsetki od środków na rachunku bankowym. Zgodnie z przepisami, odsetki te również zaliczane są do przychodów i należy je wykazać w kolumnie 8. Podstawę ich do uznania stanowi przeważnie wyciąg bankowy. Należy pamiętać, iż inaczej jest, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na założenie lokaty. W tym przypadku korzyści z tego tytułu nie będą stanowiły przychodów z działalności gospodarczej. Odsetki stanowią bowiem przychód tylko i wyłącznie wtedy, gdy wynikają z rachunku bankowego ściśle związanego z prowadzoną działalnością.

Przychody niebędące przychodami z działalności gospodarczej

Czasami otrzymane przez przedsiębiorcę środki pieniężne nie stanowią przychodu. W takim przypadku środki te nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wszystkie przychody niepodlegające opodatkowaniu wymienione zostały w art. 21 uopdof (np. renty, odszkodowania). Wśród nich należy zwrócić uwagę na dotacje unijne i rządowe, które ze względu na to, że nie stanowią obowiązku podatkowego na gruncie PIT, nie muszą być ujmowane w KPiR jako przychód.

Dokumentowanie przychodów

Zgodnie z przepisami, zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Ewentualne, stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Każdy przychód musi być właściwie udokumentowany przez przedsiębiorcę. Dowody księgowe w tym przypadku stanowią:

faktura VAT (gdy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT),

rachunek (w przypadku nievatowca),
raport kasowy (w przypadku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej),
ewidencja sprzedaży (w przypadku sprzedaży bezrachunkowej),
wyciąg bankowy (wpłaty otrzymywane wyłącznie za pośrednictwem konta bankowego, gdy przelew jest odpowiednio opisany),
dowód wewnętrzny,
nota księgowa.

Ponadto, przychody można udokumentować za pomocą innych dowodów księgowych. Dowody te stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Muszą one zawierać co najmniej:

wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

Dowody te powinny być ponadto oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Ewidencjonowanie przychodów

Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonowania każdej dokonanej w ramach działalności sprzedaży. Ewidencji tej dokonuje się na podstawie ww. dowodów księgowych czyli faktur, paragonów, raportów z kasy fiskalnej. Wartość sprzedaży zapisywana jest do KPiR w wartości netto (jeżeli czynny podatnik VAT) lub w wartości brutto (nievatowiec).

W niektórych przypadkach należy pamiętać, aby nie “zdublować” zapisów w KPiR. Chodzi tutaj o sytuacje, w której przedsiębiorca zaewidencjonował sprzedaż na kasie fiskalnej i wystawił paragon, a nabywca zażądał dodatkowo wystawienia faktury. Wtedy przedsiębiorca powinien zaewidencjonować sprzedaż wyłącznie na podstawie paragonu, wystawionej faktury nie powinno się księgować w KPiR.

Przychody ze sprzedaży towarów i usług

Przychody ze sprzedaży towarów i usług księgowane są do KPiR w dacie sprzedaży. Data ta zwykle jest tożsama z datą wystawienia faktury. Przychody ze sprzedaży towarów i usług ujmowane są w kolumnie 7 KPiR. W kolumnie tej należy również ewidencjonować wystawione do faktur sprzedażowych faktury korygujące oraz zwroty towarów do wystawionych paragonów. W takich sytuacjach zapisu w księdze należy dokonać w wartości ujemnej.

Przychody w walutach obcych, różnice kursowe

Zgodnie z rozporządzeniem, zapisów w KPiR dokonuje się wyłącznie w walucie krajowej. Jeśli więc przedsiębiorca prowadzi transakcje zagraniczne to powinien pamiętać o właściwym przeliczeniu na złotówki osiągniętych przychodów. W tej sytuacji stosuje się średni kurs NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury.

W związku z transakcjami w walutach obcych, mogą wystąpić różnice kursowe. Wynikają one z porównania kursu waluty z dnia poprzedzającego wystawienie faktury z kursem jaki obowiązuje w momencie zapłaty należności.

Różnice moją być dodatnie bądź ujemne. Dodatnie różnice kursowe mają miejsce, gdy przychód w rzeczywistości otrzymany przewyższa przychód wynikający z wystawionej faktury sprzedaży.

Zgodnie z art. 24c ust. 2 pkt 3 updof, w przypadku przychodów, dodatnie różnice kursowe powstają, jeżeli wartość:

przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest niższa od wartości tego przychodu w dniu jego otrzymania, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia,
otrzymanych lub nabytych środków lub wartości pieniężnych w walucie obcej w dniu ich wpływu jest niższa od wartości tych środków lub wartości pieniężnych w dniu zapłaty lub innej formy wypływu tych środków lub wartości pieniężnych, według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tych dni.

Na podstawie obowiązujących przepisów, do wyliczania różnic kursowych należy stosować kurs faktycznie zastosowany. Jeśli ustalenie kursu faktycznie zastosowanego nie jest możliwe, zastosować należy średni kurs ogłaszany przez NBP z dnia poprzedzającego dzień transakcji (wystawienia faktury, wpływu środków na konto). Jeżeli więc bank, w którym przedsiębiorca ma konto, podaje kurs zastosowany przy przeliczaniu wpływu na konto, to przy wyliczaniu różnic kursowych właśnie ten kurs powinien zostać zastosowany.

Podstawą księgowania różnic kursowych jest zwykle dowód wewnętrzny pod który podpinane są dowody, z których różnica kursowa wynika np. wydruk średnich kursów walut NBP z danych dni.

Pozostałe przychody

Tak jak w przypadku przychodów ze sprzedaży towarów i usług, tak samo pozostałe przychody należy wiarygodnie udokumentować. Przychody te księgowane są do KPiR na podstawie faktur, rachunków, dowodów wewnętrznych itp. Ewidencji pozostałych przychodów dokonuje się w kolumnie 8 PKPiR. W przypadku przychodów nieopodatkowanych, których nie ujmuje się w KPiR, podatnik powinien przechowywać całą dokumentację ich dotyczącą, ponieważ może ona zostać zweryfikowana przez odpowiednie organy skarbowe.

Zwroty towarów, reklamacje

Na podstawie rozporządzenia, wszelkie reklamacje czy też zwroty towarów powinny być księgowane w KPiR za pomocą faktur korygujących bądź, w przypadku rejestrowania na kasie fiskalnej, odrębnej ewidencji. Ewidencję tę stanowi zazwyczaj specjalny zeszyt korekt. Do zeszytu takiego należy wpinać wszelkie paragony dokumentujące i potwierdzające dokonanie zwrotu. Sprzedawca zobowiązany jest do właściwego udowodnienia zaistniałej sytuacji. Należy pamiętać, iż na fakturze korygującej wymagane są podpisy odbiorcy. W przypadku zwrotu na podstawie paragonu, sprzedawca powinien poprosić o podpis klienta pod dokonanym w zeszycie opisie zwrotu lub pod protokołem zwrotu.

Zobacz też: