Dokumenty księgowe odzwierciedlają konkretną sytuację gospodarczą jaka zaistniała w danej jednostce oraz są podstawą zapisów księgowych. Przeczytaj artykuł i sprawdź jak prawidłowo przechowywać dokumenty księgowe!
Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?
Do dokumentów księgowych, które należy przechowywać zaliczają się::
- księga przychodów i rozchodów,
- ewidencje sprzedaży,
- dowody księgowe,
- spis z natury,
- deklaracje,
- rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
- kopia zeznania rocznego.
| Ważne! Dokumentację księgową należy prowadzić rzetelnie, ponieważ stanowi ona główny dowód podczas kontroli urzędu skarbowego. |
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?
Zgodnie z art. 74 Ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe oraz dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku następnego roku obrotowego. Okres przechowywania dokumentów dla celów podatkowych również wynosi 5 lat, z tym, że liczy się od końca roku w którym minął termin zapłaty podatku.
Dokumenty księgowe w formie elektronicznej
Dokumenty księgowe można przechowywać w formie elektronicznej z tym, że muszą one zostać odpowiednio zabezpieczone, np. przed możliwością dokonania zmiany, uszkodzeniem bądź zniszczeniem. Co więcej, przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za przygotowanie kopii zapasowej dokumentacji elektronicznej. Reasumując, dokumenty księgowe należy archiwizować przez okres jaki regulowany jest przez przepisy. Po upływie obowiązkowej archiwizacji przedsiębiorca może dokonać zniszczenia danych dokumentów. Jednak dla bezpieczeństwa powinien sporządzić szczegółowy protokół zniszczonych dokumentów księgowych.
