Metoda kasowa i memoriałowa rozliczania kosztów

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą ujmować koszty uzyskania przychodów w oparciu o jedną z dwóch metod:

• kasową (uproszczoną),
• memoriałową.

Sprawdź czym różni się metoda kasowa od metody memoriałowej i jak prawidłowo rozliczać koszty w KPiR!

Metoda kasowa

Metoda kasowa (uproszczona) polega na ujmowaniu kosztów w dacie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienia dokumentu. Podatnik musi odnieść się do treści art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym koszty uzyskania przychodów potrąca się tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Metoda memoriałowa

Metoda memoriałowa polega na ewidencjonowaniu kosztów w okresie którego dotyczą i została uregulowana w art. 22 ust. 5-5c oraz ust. 6 ustawy o PIT. Koszty uzyskania przychodów zgodnie z memoriałowym ich ujęciem dzieli się na dwie grupy:

• koszty bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami,
• koszty pośrednio związane z osiąganymi przychodami.

Koszty bezpośrednie to takie, które na podstawie dokumentów źródłowych można zakwalifikować pod wytworzenie konkretnego towaru czy usługi np. zakup materiałów w firmie budowlanej, wynagrodzenia pracowników. Koszty bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami powinny być ujęte w roku w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody. Natomiast koszty pośrednie to takie które na podstawie dokumentacji nie można jednoznacznie zakwalifikować pod wytworzenie konkretnego towaru. Co do zasady, ujmuje się je w dniu wystawienia faktury. Jednak jeżeli dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wówczas powinno się je ująć proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą, np. abonament za telefon, opłaty leasingowe obejmujące całość umowy.

Przykład 1.

Podatnik prowadzący KPiR wykupił 1 marca 2014 roku polisę ubezpieczenia OC samochodu obejmującą okres od kwietnia 2014 roku do marca 2015 roku, czyli dwa lata podatkowe.

Metoda kasowa - koszt zostanie ujęty w momencie jego poniesienia, czyli w dacie wystawienia polisy (1 marca 2014 roku). Nie ma w tym wypadku konieczności rozbijania kosztów na lata podatkowe.

Metoda memoriałowa - podatnik w tej sytuacji zobowiązany jest do podziału kosztów względem okresów, których dotyczą. W kwietniu 2014 r. zostanie ujęta w księdze proporcjonalna wartość polisy dla 9 miesięcy. Natomiast w styczniu 2015 roku należy ująć proporcjonalną wartość polisy dla 3 miesięcy.

Przykład 2.

Podatnik prowadzący działalność 10 grudnia 2015 roku otrzymał fakturę za zakup prenumeraty czasopisma branżowego na rok 2016.

Metoda kasowa - koszt zostanie ujęty w dacie wystawienia faktury, czyli 10 grudnia 2015 roku.

Metoda memoriałowa - koszt zostaje ujęty w styczniu 2016 roku.

Przykład 3.

Podatnik otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne wystawioną 15 grudnia 2015 roku, która dotyczy opłat za rozmowy telefoniczne za grudzień 2015 roku oraz abonament telefoniczny za styczeń  2016 roku.  

Metoda kasowa - podatnik ujmuje fakturę w kolumnie 13 (pozostałe wydatki) w dacie jej wystawienia, czyli 15 grudnia 2015 roku.

Metoda memoriałowa - podatnik zobowiązany jest do proporcjonalnego podziału kosztów, ponieważ usługi telekomunikacyjne są kosztem pośrednim. Zatem przedsiębiorca jest zobowiązany do podziału kosztów względem okresów:

• pod datą 15 grudnia 2015 roku powinien ująć wartość opłat za rozmowy telefoniczne,

• pod datą 1 stycznia 2016 roku powinien ująć wartość za abonament telefoniczny.

Zmiana metody ewidencjonowania kosztów w KPiR

Przepisy ustawy o PIT oraz rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie formułują zakazu zmiany wybranej metody ewidencjonowania kosztów. Jednak ważne jest aby była zachowana ciągłość metody w danym roku podatkowy. Zatem podatnik może zmienić metodę ale tylko wraz z rozpoczęciem nowego roku podatkowego.