W przypadku faktur zakupowych prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę, bądź w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Oznacza to, że jeśli podatnik nie odliczy VAT w miesiącu otrzymania faktury, może tego dokonać w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych miesięcy. Faktury zakupowe można więc rozliczyć na gruncie VAT nie później niż dwa miesiące od ich otrzymania. W sytuacji gdy podatnik rozlicza się kwartalnie, prawo do odliczenia VAT przysługuje mu w kwartale otrzymania faktury, bądź w jednym z dwóch kolejnych kwartałów. Oznacza to, że jeśli otrzyma dokument np. w lutym, to prawo do odliczenia przysługuje mu aż do września.
Jeśli natomiast chodzi o kwestię ujęcia wydatku na gruncie podatku dochodowego, to okresem rozliczeniowym jest rok podatkowy. Ważne jest więc, aby wydatek był ujęty w roku w którym rzeczywiście został poniesiony. Zatem nawet jeśli upłynął już termin odliczenia VAT to wydatek może zostać ujęty w KPiR w kwocie netto. Tak więc przegapioną fakturę dotyczącą innych wydatków można ująć w bieżącym okresie rozliczeniowym, ważne jest jednak w przypadku metody memoriałowej prowadzenia KPiR, by wydatek ujęty był w roku którego dotyczy.
W sytuacji gdy termin na odliczenie VAT upłynął, podatnik ma dwie możliwości:
- ująć koszt w kwocie netto w KPiR, bez możliwości odliczenia VAT naliczonego, albo
- skorygować deklarację VAT za okres w którym otrzymano fakturę i skorzystać z prawa do odliczenia.
Wybór należy do podatnika, ponieważ możliwość odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem w związku z czym, podatnik nie musi dokonywać odliczenia i korygować deklaracji.
Jeśli jednak niezaksięgowana faktura jest fakturą sprzedażową, sprawa jest o wiele poważniejsza. Zgodnie bowiem z przepisami przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrowania każdej sprzedaży w okresie, w którym faktycznie miała ona miejsce. Zatem faktury sprzedażowe muszą być ujęte w miesiącu dokonania sprzedaży. Jeśli z jakiś powodów faktura dokumentująca sprzedaż nie została ujęta w KPiR, konieczne jest cofnięcie się do okresu którego dotyczy, dokonanie korekty wartości przychodu oraz deklaracji VAT. Działanie takie może również spowodować konieczność uiszczenia na rzecz US należnych odsetek z tytułu zaległości podatkowych.
