Podatnikowi podatku od towarów i usług przysługuje co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są przez niego wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Jednak jeśli chodzi o odliczenie podatku VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych to Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przewidziała odrębne regulacje.

Definicja samochodu osobowego

Zgodnie z przepisami o ruchu drogowym, przez samochody osobowe należy rozumieć pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Za samochód osobowy zgodnie z ustawą PIT i CIT nie uznaje się:
  1. a) pojazdów samochodowych mających jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
  • klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
  • z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
  1. b) pojazdy samochodowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
  2. c) pojazdy specjalne, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
  • agregat elektryczny/spawalniczy,
  • do prac wiertniczych,
  • koparka, koparko-spycharka,
  • ładowarka,
  • podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
  • żuraw samochodowy,
  1. d) pojazdy samochodowe określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług.
Zakwalifikowanie pojazdu do podrodzaju opisanego w punkcie a i b możliwe jest na podstawie zaświadczenia wystawionego przez okręgową stację kontroli pojazdów, przeprowadzającą badanie techniczne.

Częściowe odliczenie VAT od samochodów osobowych

Dla zdefiniowanych w ustawie pojazdów samochodowych co do zasady kwotą podatku możliwą do odliczenia jest 50% kwoty podatku VAT . Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza się wydatki dotyczące:
  • nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
  • używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt poniżej;
  • nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.
Przykład 1. Przedsiębiorca posiada samochód osobowy, który został umieszczony w ewidencji środków trwałych. Ze względu na jego konstrukcję odlicza on od faktur związanych z jego eksploatacją 50% podatku VAT. Dnia 01.02.2017 zakupił paliwo na kwotę netto: 200 zł VAT: 46 zł brutto:246 zł Do rejestru VAT zostanie zatem zaksięgowana kwota netto: 100 zł VAT:23 zł, natomiast do KPiR:123 zł Księgowanie  wydatku poniesionego na zakup paliwa do samochodu osobowego użytkowanego w systemie mieszanym w programie wfirma odbywa się następująco: WYDATKI>> WYDATKI>> DODAJ>> FAKTURA VAT, następnie należy wybrać schemat: “zakup paliwa do samochodu” i w części stawka należy wprowadzić całą kwotę netto oraz VAT, system automatycznie wyliczy 50%

Całkowite odliczenie VAT od samochodów osobowych

Pełne odliczenie kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w odniesieniu do pojazdów samochodowych zdefiniowanych w ustawie ma zastosowanie:
  1. w przypadku, gdy pojazdy samochodowe są:
  • wykorzystywane wyłącznie do przejazdów firmowych podatnika,
  • samochód został zgłoszony w urzędzie skarbowym za pomocą VAT-26,
  • została założona kilometrówka dla celów VAT, do której na bieżąco wprowadzane są trasy oraz stany liczników,
  • wprowadzono zasady użytkowania pojazdu w specjalnym regulaminie.
Ważne! Należy pamiętać, że informację VAT-26 należy złożyć na formularzu VAT-26 w terminie 7 dni od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami. Przez „poniesienie wydatku” należy rozumieć dokonanie wpłaty zaliczki na poczet zakupu towaru czy usługi lub też nabycie towaru czy usługi, w zależności od tego która z tych sytuacji wystąpiła jako pierwsza.
Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności. Odliczenie paliwa w przypadku nabycia paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, przeznaczonych do napędu pojazdów samochodowych w rozumieniu ustawy o podatku VAT (w tym również samochodów osobowych), wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej są one odliczane na zasadach ogólnych, tj. będzie w stosunku do nich przysługiwało pełne prawo do odliczenia, przy spełnieniu warunków wskazanych w ustawie o VAT. Przykład 2. Przedsiębiorca posiada samochód osobowy, który został umieszczony w ewidencji środków trwałych. Pojazd wykorzystywany jest w całości na potrzeby działalności gospodarczej, a zatem został zgłoszony do US na formularzu VAT-26, sporządzony został regulamin jego użytkowania i na bieżąco prowadzona jest ewidencja przebiegu . Przedsiębiorca ma zatem prawo do pełnego odliczenia VAT od faktur związanych z eksploatacją samochodu. Pojemność silnika wynosi: 1598 cm3, w lutym przejechano 30 km Dnia 01.02.2017 zakupił paliwo na kwotę netto: 200 zł VAT: 46 zł brutto:246 zł. Limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu za m-ąc luty wynosił: 30 km * 0,8358 zł (stawka dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm) = 25,08 Do rejestru VAT zostanie ujęta kwota: netto:200 zł VAT: 46 zł do KPiR zostanie ujęta kwota: 25,08 zł Wydatki związane z samochodem użytkownik systemu dodaje przez zakładkę Wydatki >> Dodaj wydatek >> Faktura VAT/ BEZ VAT, wybierając jako rodzaj wydatku Zakup paliwa do pojazdu (bądź też Inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu). Dzięki wybraniu poprawnego schematu i pojazdu system odpowiednio rozliczy podatek VAT i przyporządkuje wydatek do kilometrówki. Przy czym najpierw należy wprowadzić do ewidencji przejazdów, trasy wg schematu: WYDATKI>> KILOMETRÓWKA >> Dodaj wpis. System uwzględnia w generowanych wpisach wszystkie niezbędne dane. Jak widać z powyższego ustawodawca obłożył możliwość pełnego odliczenia podatku VAT od samochodów osobowych będących środkiem trwałym wieloma obostrzeniami, które przedsiębiorca musi bardzo skrupulatnie wypełniać.