Każdy przedsiębiorca potrzebuje dobrego programu do wystawiania faktur. Na rynku dostępnych jest wiele tego typu systemów. Jednak czym należy się kierować przy wyborze odpowiedniego? Dowiedz się, jakie funkcje powinien zawierać program do fakturowania!

Podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonaną transakcję gospodarczą jest faktura. Jej wystawienie i przekazanie kontrahentowi powoduje obowiązek podatkowy u sprzedawcy. Prawidłowo wystawiona faktura musi zawierać dane wymagane przepisami ustawy o VAT. Co powinien zawierać dobry program do fakturowania?

Czym kierować się aby wybrać program do fakturowania?

Decydując się na zakup programu do fakturowania potencjalny użytkownik przede wszystkim chce wiedzieć czy dane narzędzie jest wygodne i intuicyjne. Codzienne użytkowanie programu powinno być łatwe w obsłudze. Co najważniejsze jednak program do fakturowania powinien być zaprojektowany zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jak powszechnie wiadomo przepisy prawa podatkowego ulegają zmianom na co dobry program powinien być przygotowany i w ofercie posiadać automatyczne aktualizacje względem wprowadzanych zmian. Oprócz wygody użytkowania ważne jest także bezpieczeństwo danych. Program do fakturowania musi zapewniać ochronę danych osobowych oraz funkcjonować zgodnie z wymogami RODO.

Kolejnym argumentem przemawiającym za wyborem programu do fakturowania jest mnogość jego funkcji. Profesjonalne narzędzie do wystawiania faktur powinno pozwalać przede wszystkim na budowę katalogów towarów i usług, weryfikowanie kontrahentów, automatyczne pobieranie danych kontrahentów oraz księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych. 

Automatyczne tworzenie katalogów produktów

Bardzo ważne aby dobry program do fakturowania posiadał funkcję automatycznego tworzenia katalogów produktowych. Użytkownik w ten sposób oszczędza czas, ponieważ nie musi każdorazowo przy wystawianiu faktury wprowadzać danych dotyczących produktu, takich jak nazwa, cena czy stawka VAT. Dodatkowo ułatwia to kontrolę stanu produktów. Użytkownik wie kiedy powinien złożyć zamówienie oraz które towary sprzedają się najlepiej.

Łatwy dostęp do danych kontrahentów

Tworzenie bazy kontrahentów to podstawa jeśli chodzi o wybór dobrego programu. Sprzyja to automatyzacji procesu wystawiania faktur, gdyż nie trzeba przy każdej fakturze wpisywać ręcznie wszystkich danych kontrahenta. Wystarczy uzupełnić numer NIP lub jego pierwsze cyfry a system samodzielnie podpowie listę pasujących kontrahentów. Dodatkowo w każdej chwili możliwy jest podgląd danych wszystkich kontrahentów.

Możliwość weryfikowania kontrahentów

Profesjonalny program magazynowy powinien być zaopatrzony w funkcję weryfikacji danych kontrahentów np. z rejestrem dłużników lub giełd długów. Dzięki temu jesteśmy w stanie skontrolować rzetelność potencjalnego kontrahenta.

Istotne w transakcjach gospodarczych jest weryfikowanie kontrahentów z bazami danych Ministerstwa Finansów czy VIES, dzięki temu użytkownik jest w stanie automatycznie bez konieczności przechodzenia do innych serwisów sprawdzić status VAT nabywcy lub skontrolować czy jest on zarejestrowany do VAT-UE co jest szczególnie istotne przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych.

Automatyczne księgowanie wystawionych faktur

Warto pójść o krok dalej i wybrać system, który nie jest tylko zwykłym programem do wystawiania faktur. Profesjonalny program do fakturowania pozwala na automatyczne księgowanie wystawianych faktur. W ten sposób użytkownik nie musi się martwić o późniejsze prawidłowe zaksięgowanie wystawionej faktury, która automatycznie trafi do właściwych ewidencji we właściwych datach, gdyż program samodzielnie rozpozna kiedy powstał obowiązek podatkowy.

Pozostałe funkcje programu do fakturowania na przykładzie wfirma.pl

Wyżej wymienione funkcjonalności powinny stanowić podstawę dobrego, profesjonalnego programu do fakturowania online. Jednak nie jest to wszystko co program może mieć do zaoferowania. Wystarczy wziąć pod uwagę system wfirma.pl, który jest wzbogacony o dodatkowe opcję ułatwiające przedsiębiorcy codzienne prowadzenie działalności. Program do fakturowania wfirma.pl został zaopatrzony m.in. w automatyczne przypomnienia o zapłacie za fakturę w formie listu lub SMS-a. Dodatkowo posiada aplikację mobilną MOJO, która pozwala na wystawianie faktur na urządzeniach mobilnych takich jak telefon i tablet.

Istnieje również możliwość generowania faktur ustrukturyzowanych zgodnymi z normami unijnymi. System powiązany jest rządową Platformą Elektronicznego Fakturowania dzięki czemu możliwa jest wysyłka faktur elektronicznych ale także ich odbieranie. Program do fakturowania wfirma.pl pozwala na kontrolę płatności oraz analizę przychodów, sprzedaży czy przepływów pieniężnych. 

Przy wyborze dobrego programu do fakturowania należy brać pod uwagę przede wszystkim jego funkcjonalność oraz łatwość obsługi. Warto pamiętać, że powinien on wspierać codzienne prowadzenie działalności i być podręcznym narzędziem gwarantującym lepszą obsługę zleceń pamiętając przy tym o obowiązkach podatkowych.