Co do zasady przychody w KPiR ujmuje się w dacie powstania przychodu. Za moment powstania przychodu uznaje się dzień wydania towaru lub wykonania usługi, jednakże nie później niż dzień wystawienia faktury bądź uregulowania należności. W przypadku przychodów osiąganych w ramach prowadzonej działalności sprawa jest więc w gruncie rzeczy prosta. Nieco jednak inaczej wygląda kwestia ujmowania w książce przychodów i rozchodów wydatków związanych z prowadzoną działalnością.
Sposób ujmowania kosztów w KPiR zależny jest od metody prowadzenia KPiR (kasowa, memoriałowa) oraz od rodzaju kosztu (np. zakup towarów, wynagrodzenia, pozostałe koszty związane z działalnością). Tak więc:
- zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych należy ujmować w księdze w dacie ich otrzymania, co jednak ważne - nie później niż w terminie przekazania ich do magazynu, przerobu czy sprzedaży,
- koszty wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych pokrywanych przez pracodawcę należy ujmować pod datą ich faktycznego poniesienia, oznacza to, że wydatków tych nie pomna zaliczyć do kosztów dopóki nie zostaną one poniesione - opłacone. Tego typu wydatki ujmowane są zatem w KPiR w dacie ich uregulowania czy też postawienia do dyspozycji,
- koszty zaliczane do pozostałych wydatków - sposób ich ujmowania uzależniony jest od wyboru metody księgowania kosztów w KPiR:
- jeśli podatnik prowadzi książkę przychodów i rozchodów metodą kasową to wydatki ujmuje w dacie wystawienia dowodu księgowego,
- w przypadku metody memoriałowej ważne jest rozróżnienie kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z osiąganym przychodem:
- koszty bezpośrednie należy ujmować w okresie, w którym powstaje przychód związany z tymi kosztami, w przypadku jednak gdy przypadają one na okres przekraczający jeden rok podatkowy, to podlegają proporcjonalnemu podziałowi na lata podatkowe, których dotyczą, - koszty pośrednie ujmuje się natomiast w dacie ich poniesienia (wystawienia dokumentu księgowego).
