Sposób dokonywania zapisów w księdze
Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Stwierdzone błędy w zapisach w księdze powinny być poprawiane przez:
-
skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
-
wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.
Wpisów do KPIR przedsiębiorca powinien dokonywać co dziennie, na koniec dnia, najpóźniej przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy podatnik powierzy prowadzenie księgi biuru rachunkowemu. W takiej sytuacji obowiązek zaksięgowania dokumentów źródłowych i wyliczenia zobowiązania podatkowego mija 20 dnia następnego miesiąca po miesiącu, którego księgowane dokumenty dotyczą. Ponadto, jeśli podatnik prowadzi księgę w programie komputerowym, na koniec miesiąca, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Oprócz terminów zapisów podatnik powinien dużą uwagę przywiązać do daty pod jaką dane zdarzenie zapisuje w KPiR.
Przychody w KPiR należy ujmować w dacie określającej moment powstania przychodu. Jeżeli chodzi o koszty to ujmowanie ich w KPiR zależy w szczególności od rodzaju kosztu.
Zakup towarów handlowych, zgodnie z art. 17 ust. 1 rozporządzenia, musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Wyjątkiem, który zezwala dokonać wpisu w terminie późniejszym jest zlecenie prowadzenia KPiR biuru rachunkowemu.
Wynagrodzenie dla pracowników, składki ZUS, polisy ubezpieczeniowe - ujmuje się w KPiR pod datą faktycznej zapłaty.
Pozostałe wydatki księguje się w zależności od wybranej metody, którymi są:
-
metoda kasowa - ujęcie kosztów w dacie ich faktycznego poniesienia;
-
metoda memoriałowa - ujęcie kosztów w dacie wystawienia faktury z zastrzeżeniem powiązania kosztów z przychodami. Oznacza to, że koszty ujmuje się w tym roku podatkowym, w którym powstały przychody związane z tymi kosztami.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna być przechowywana razem z dokumentacją źródłową przez okres pięciu kolejnych lat kalendarzowych, licząc od 30 kwietnia roku następnego, którego księgowane dokumenty dotyczą.
Sposób prowadzenia księgi
Zgodnie z § 11 ust. 1. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy.
Niewadliwość KPiR
Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi, natomiast za rzetelną, z zastrzeżeniem ust. 4, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Przepis ten oznacza, iż księga uważana jest za niewadliwą, w sytuacji gdy nie naruszono żadnych przepisów dotyczących jej prowadzenia oraz nie zawiera ona żadnych błędów formalnych typu: niezbroszurowanie KPiR, brak numeracji poszczególnych kart czy brak chronologii.
Rzetelność KPiR
Zgodnie z rozporządzeniem, księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Tak więc rzetelna księga to taka, w której zapisy dotyczące operacji gospodarczych mają odzwierciedlenie w zdarzeniach, jakie miały miejsce w przedsiębiorstwie. Oznacza to, iż każdy zapis można właściwie uzasadnić.
Ponadto, rozporządzenie reguluje, iż księgę można uznać także za rzetelną w sytuacji, gdy:
-
niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 % przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub
-
brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
-
błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
-
podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub
-
błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3.
Skutki nieprawidłowego prowadzenia księgi
Wiarygodność zapisów w KPIR może być podważona a sama księga uznana za nierzetelną w wyniku przeprowadzonej kontroli skarbowej. Organy kontroli skarbowej traktują księgę jako podstawowy dowód w postępowaniu kontrolnym i podatkowym. Kontrolerzy mogą wykryć różne niespójności dotyczące zapisów w księdze oraz dokumentów źródłowych, na podstawie których dokonuje się księgowania. Dokumentami tymi są m.in.: faktury VAT, rachunki, paragony, dowody wewnętrzne.
Jeśli księga zostanie uznana przez organy skarbowe jako nierzetelna, skutkuje to odrzuceniem księgi jako dowodu. Ponadto nierzetelna księga traktowana jest jako czyn kwalifikowany i, zgodnie z art. 61 ust. 1 kodeksu karnego skarbowego, jako przestępstwo skarbowe. Czyn taki podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
W przypadku uznania księgi za wadliwą, czyn taki podlega karze grzywny z tytułu wykroczenia skarbowego. Kara ta jest dla podatnika zdecydowanie mniej surowa niż w przypadku prowadzenia księgi w sposób nierzetelny.
Odrzucenie księgi może spowodować, iż to organ podatkowy będzie określał podstawę opodatkowania podatnika poprzez szacowanie, co może być dla niego niekorzystne.
W przypadku, gdy księga prowadzona jest wadliwie, ale rzetelnie, a ujawnione wady w świetle sprawy są nieistotne to księga ta może być uznana za dowód.
