Co zrobić z fakturą wystawioną przez pomyłkę?

Zdarzyło ci się wystawić dwie faktury do jednej transakcji? Nie wiesz, czy jedną z nich powinieneś anulować, czy może skorygować? Okazuje się, że oba sposoby poprawienia faktury wystawionej przez pomyłkę są poprawne, a o tym, który z nich zastosować, decyduje moment, w którym zauważono błąd.

Faktura wystawiona przez pomyłkę - wersja pierwsza

Pierwsza opcja to anulowanie faktury wystawionej przez pomyłkę. Kiedy można z niej skorzystać? Jest to możliwe w sytuacji, kiedy fakt wystawienia dwóch dokumentów sprzedażowych do jednej transakcji został zauważony przed wprowadzeniem chociaż jednego z nich do obrotu prawnego.

Co ważne, działanie takie, mimo że nie wynika wprost z ustawy o VAT, jest akceptowane przez organy skarbowe. Wymagane jest jednak spełnienie czterech warunków:

1. faktura nie trafiła do obrotu prawnego (czyli nie przekazano i nie udostępniono jej nabywcy),
2. faktura nie przedstawia prawdziwego zdarzenia gospodarczego (np. nie doszło do sprzedaży, która została na niej ujęta),
3. wystawca posiada oba egzemplarze faktury - przeznaczony dla nabywcy oraz dla sprzedawcy (dawniej oznaczane jako oryginał i kopia),
4. wystawca dokona na fakturze adnotacji informującej, że została ona anulowana, wraz ze wskazaniem przyczyny.

Anulowaną fakturę należy przechowywać w dokumentacji z adnotacją w postaci np. “anulowano dnia 15.07.2014 roku - transakcja wcześniej zafakturowana”.

Faktura wystawiona przez pomyłkę - wersja druga

A kiedy konieczne jest skorygowanie faktury wystawionej przez pomyłkę? Drugą z opcji należy zastosować, kiedy oba dokumenty trafiły do rąk nabywcy, czyli zostały wprowadzone do obrotu prawnego.

Przez wzgląd na fakt, iż jest to korekta sprzedaży zmniejszająca podstawę opodatkowania, sprzedawca może pomniejszyć VAT dopiero w momencie, gdy otrzyma potwierdzenie, że nabywca jest w posiadaniu faktury korygującej.

Wiesz, że błąd na fakturze kosztowej czasami możesz skorygować sam? Sprawdź teraz: Korygowanie błędów - nota księgowa.